北京市财政系统办公自动化现状及建议
一、北京市财政系统办公自动化建设的基本情况1.北京市财政系统办公自动化建设情况介绍
目前，北京市整个财政系统办公自动化进程不同步，部分区县财政开发利用较早，部分区县尚在开发，处于起步阶段。
（1）系统建设情况。目前北京市财政系统70%的区县已经开发完成了办公自动化系统，其中东城区、西城区、崇文区、海淀区等办公自动化系统开发较早，目前已基本成熟，市财政局、宣武区、丰台区、石景山区、顺义区、房山区、燕山区、怀柔区、平谷区、密云县等也于近年来完成了0A系统的开发。朝阳区、通州区等目前0A系统尚处于开发建设中。门头沟区、大兴区、昌平区、延庆县等区县现在用的是市局于1999年下半年开发运行的notes系统。
（2）系统功能设置情况。从已开发完成的办公自动化系统来看，基本涵盖了办公室的核心业务，如公文收发、督察督办、档案管理、信息管理、通知通告、车辆管理等，部分区县在办公室业务的基础上对系统功能进行了拓展，建立了办公系统与业务系统的链接、开辟了网上论坛、建立了网上数据库、视频会议等等。
2.北京市财政系统办公自动化建设发挥的作用
（1）节约人力资源，降低行政成本。办公自动化系统的使用，明确了各自岗位职责，为加强机关管理，强化监督，节省人力资源，精简办事环节，节约行政成本提供新的手段。如设置了通知通告、个人邮件等栏目，会议管理、告知性工作实现网上公布，减少了以往逐一电话通知带来的时间、人力、财力上的浪费。如实现了文件从拟文到归档的网上办理，减少了文件修改重复打印的浪费。网络打印的实现，使得集中打印成为可能，大大减少了部门内部打印机的数量，有效降低了行政成本。
（2）办事效率有所提高。从文件办理的速度来看，使用办公自动化系统后文件的办理速度有了很大的提高，文件的传阅速度至少缩短了五天的时间；从文件的管理来看，“文档一体化”的实现，改变了传统的档案管理模式，一旦档案形成，便可实现网上借阅，使档案的利用时间比以往提前了一个年度；从文件资料的利用来看，办公自动化提供了电子化存储记忆检索，使得相关资料信息的查询获取更为方便快捷准确简便，使得我们能够比较方便快捷地查找所需要的资料和文件。
（3）办公管理日趋规范。首先，通过办公自动化系统建设，各单位将办公管理的各项制度流程定制到办公自动化系统中，使这种制度、流程以一种模块的形式固定下来，如文件的传阅流程、文件的格式等等，这大大减少了办理事务中的主观性和随意性，有效地推动了单位的规范化建设。其次，在办公自动化建设中，各单位为了适应办公自动化系统规范化、系统化的需要，都适时对原有办公管理中随意性比较大、不规范、流程不够顺畅等的环节进行了梳理，这种梳理既是对原有管理的一种规范，也是对规范化建设的一种探索与思考，有助于推动规范化建设的进一步发展。
（4）提高整体管理层次和水平。其一，办公自动化将资料数据整合成数据库，实现了结构化、便利化，提高了对数据的管理层次，这对于以数字为中心工作的财政系统来说意义非常重大；其二，办公自动化实时控制资源现状及办事过程，在管理资源的同时也加强了对资源占有者、使用者、涉及者的监控及管理，最大限度的减少偷懒、摸鱼、揩油的消极现象；其三，办公自动化可以有效实现资源的合理分配，充分提高了资源的利用效率，也节约了人力投入，客观上大大提高了人员的工作效率，使得效益管理成为可能；其四，办公自动化实现了办公的一体化管理操作，整体的统筹协调性大为提高，把单兵作战的优势充分的结合起来发挥出更大的优势，实现了一加一大于二的目标，同时一体化的办公方式还通过科学的程序设定过滤掉了单兵各自为战的弊病，这样能做到全体优势互补，体现出化零为整的战略先机，使得效率管理成为可能；其五，系统替代了人工，把人员从大量的纷繁复杂的事务性、常规性工作中解脱了出来，人员有更多的精力做组织协调、调查研究、策划设计、出谋划策等更高级思维的工作，一来可以使我们的工作更加的具有创造性、科学性，二来也能实现机关干部的自由而全面地发展，
充分发挥各自的潜能，有利于形成一支素质高、专业精、见识广、工作强、敬业勤的干伍。
二、北京市财政系统办公自动化建设中的主要问题
1.系统建设不统一。由于各区县发展水平不一致，业务内容不尽相同，对于0A系统开发程度，以及进度尚未达到同步水平。部分区县已运行相对成熟，部分区县正在开发过程中，还有部分区县尚未开始进行。而且即使在一个局内，办公系统的自动化水平与业务系统的自动化水平发展不平衡，大多数业务系统的自动化水平要高于办公系统的自动化水平。
2.没有建立统一的平台。自财政部至市财政局没有建立统一标准，更没有搭建统一技术平台，使得各区县只得自行开发，形成各自为战局面。只是由于业务内容相近，因此，尽管采用不同的系统开发商，区县之间以及和市局仍有可借鉴之处。但是，由于缺乏统一技术平台，各区县之间以及区县与市局之间难以形成有效信息共享，和信息传输渠道。若要相互之间形成信息共享，仍需继续开发对应接口，以市局作为统一交换服务平台，促进北京市财政系统工作发展。
3.系统利用水平不高。部分区县虽已开发完成，受限于认识程度、以及业务内容，并没有将全部模块全部运行使用，正在逐步运用到实际工作中，造成开发资源的浪费。主要表现为：一是部分功能尚未启用，处于闲置状态；二是双轨运行，传统为主，由于办公自动化系统很不完善，办公自动化系统仅仅发挥公告栏、交流台等功能。
4.系统功能不够完善和优化。从目前的状况来看，已开发建设办公自动化系统的单位中基本上都属于由事务型处理系统向信息管理型处理系统转变中，办公自动化系统大多还停留在对原有办公管理手段的替代阶段，系统的管理功能、为领导决策服务功能等还没有明显体现出来。而且在个别模块的使用上，存在程序繁琐、设置不合理以及与实际工作需要不相符等现象。
5.系统不够稳定和安全。大多数已开发的办公自动化系统都能正常运转，但在系统使用过程中，还存在数据资料丢失，运行不顺畅等问题。
三、北京市财政系统办公自动化建设中问题的成因分析
1.地域差异的因素。办公管理的隶属关系不同于业务管理，主要有各区县来进行管理。各区县受制于本区县内办公环境、行政文化以及办公要求等，在办公自动化建设上往往会各有侧重，从而造成了开发建设的不平衡。
2.人员素质及意识形态的因素。办公自动化毕竟是个新生事物，每个人由于知识结构、工作经历、思维习惯等因素的对办公自动化的认识不同，特别是行政领导对此项事务的认识不同也会影响办公自动化的开发和使用。
3.管理因素。制度是办公自动化建设的一个重要基础，然而在北京市财政系统办公自动化建设中：一是系统软件应用和硬件维护方面的制度不完善不科学，不能真正全面、有效、适当的发挥作用；二是对自动化的相关制度的贯彻执行不到位、有保留，尤其是细节问题却粗枝大叶，制度实际上流于形式；三是对于自动化实施的督察考核制度不健全、不完善、执行不到位，自动化管理监督了众多资源，却没有什么来管理监督自动化本身，自动化成了某种意义上的“绝对权力”，同样有可能导致“自动化”。
4.系统设计因素。系统需求与系统功能未能完全对接，主要原因是：一是未能充分的、正确的挖掘工作需求，或者未能将需求明确、准确定义，由于系统开发人员不了解办公管理工作的工作定位、流程模式，而财政部门又不能正确地、全面地引导开发人员发掘需求；二是未能将需求准确、适当的0A化，受制于系统开发公司开发人员技术开发能力、程序设计能力以及系统版本的，使得财政部门0A系统的需求在短时期内部分功能不能实现。
5.技术因素。一是从技术本身的特性来看，程序开发的固定性、阶段性与实际工作的灵活性、不可测性之间存在矛盾，自动化不能达到具体问题具体分析的程度，有时候会使简单问题复杂化，有时候会使复杂问题简单化，只知其一不知其二，不能有效解决问题。二是工作变化与系统更新的时滞性。实际工作不断变化，而受制于成本、技术、开发时间等因素，系统更新却跟不上，往往会出现系统使用效果不好，甚至给实际工作带来麻烦等情况。
四、进一步推进办公自动化建设的思考
随着信息化技术的日益推广，政务办公环境发生了很大的变化，推动信息化建设引入办公
自动化成为了一种趋势；而随着财政改革和财政工作的日益深入，财政管理的日益细化，借助信息化技术来促进管理将成为一种需要。因此在全市财政系统中引入办公自动化，推动信息化建设成为了一种必然，重点从以下几方面展开：
（一）转变观念提高办公自动化建设步伐
办公自动化系统表面看是办公手段的转变，但是从更深层次看，是办公理念的彻底转变，是科技发展的推动与人类追求自身目标的有机结合。
首先，从办公自动化建设的本质来看，办公自动化旨在解决管理中的问题，是以提高决策效能为目的的，即通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，优化现有的管理组织结构，调整管理，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
其次，从办公自动化的基础来看，办公自动化是建立在对管理的理解和对信息的积累之上的。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累、沉淀，办公自动化才能发挥作用。
因此，在办公自动化建设中要摈弃办公自动化建设只是技术管理部门的事、办公自动化建设只是一种技术手段的改变的错误观念，各级领导都重视办公自动化的建设，将办公自动化的建设与推动业务工作的开展有效结合，将办公自动化建设与推动部门的科学管理相结合。只有这样，才能真正发挥办公自动化的作用，才能使我们的管理水平迈上一个新的台阶。
（二）夯实工作基础建设高效办公自动化系统
现今的办公自动化相对于传统的办公概念相比较，可以说是个新生事物。在此办公模式下，思维方式、工作方式、管理思想、办公空间等等都发生了很大的变化。因此在推进办公自动化建设中要首先做好以下几点：
1.做好思想的转变。首先是思维模式的转变。在传统的工作方式下，人们的思维有一种惯性，相对比较固化，而且传统工作方式相对比较封闭信息量少，人往往是被动接受信息。而在办公自动化状态下，我们面对的是瞬息万变的信息，信息的多样性、动态性，使得人必须去主动获取信息，人将变成最重要的，人是核心而不是机器，应用知识和学习新知识的能力成为最重要的人才标准，思维模式发生了很大变化。其次，管理思想的转变。信息传播的时间单位是“秒”，范围是有线或无线电信号可以到达的任何角落。显然，传统的管理思想是行不通的。而时间管理、知识管理、协同工作、精细化管理等新型的管理思想将成为主导工作的思路，而提倡效率意识、服务意识、信息意识将成为我们工作的核心和主要关注点。
2.加强人员的培训。办公自动化是以人为主体的人机信息系统，人是办公自动化系统的建设者、使用者。因此，培养一批高素质的干伍将是办公自动化发挥作用的重要基础之一。
一是需要具有一定的计算机水平。具备一定的计算机硬件、软件常识，熟练掌握一种汉字录入方法、了解计算机上的目录（文件夹）和文件的基本概念、熟练掌握一种字处理软件、会使用基本的网络系统等等。
二是具备一定的信息处理水平。办公自动化系统发挥作用的过程实际上就是对各种信息进行处理和利用的过程。因此，财政干部要树立信息的意识，能够熟练地利用办公自动化系统中提供的各种功能提取信息、加工信息、使用信息，从而使办公自动化系统的各项数据资源流动起来，从而发挥更大的作用。
3.强化制度建设。办公自动化的建设不是凭空搭建的空中楼阁，办公自动化系统的建设是对现有工作流程及制度体系梳理的结果，是一种对现有制度一种模式化和固定化。
一是要加强对现行制度体系的梳理。在实际工作中，部分单位在尚未对业务工作关系理清、各岗位职能尚未明确的状态下盲目地引入办公自动化，由于没有明确的权限和控制，使得整个数据流属于混乱的状态，这样不但没有发挥信息技术的优势，反而使工作陷入了混乱的状态。从几个办公自动化建设相对较为成熟区县经验来看，也体现了这一点。如西城区在办公自动化建设过程中将制度建设作为办公自动化建设的基础，对原有的办公管理办法进行了完善，搭建起了办公管理制度体系，而依据此制度体系来搭建办公自动化的整体构架和工作流程；东城区的0A系统设计的功能管理就是按照局内考核目标设计的，例如督办件，系统自动生成督办单，
科室按照督办时限完成，系统会用颜色来区分督办结果，此结果为局领导决策与管理提供依据，而信息管理模块则完全按照局内信息管理办法来开发的。
二是要完善与办公自动化建设相关的制度体系。建立办公自动化系统软件、硬件的运行维护制度体系，确保系统的正常运行；建立办公自动化系统的督察考核机制。
（三）统筹规划，建设高质量的办公自动化系统
一是要建立办公自动化开发建设的组织机构。建立一个既对计算机及其网络知识、软硬件知识、计算机及其网络工程知识、软件设计开发知识熟悉，又对财政日常业务熟悉的本单位信息管理部门，并配备有力的人员，担当起财政与计算机软硬件工程开发者之间的桥梁作用。
二是要建立办公自动化发展的长期规划。要按照周密考虑，反复优化的思路提出办公自动化系统的需求，使需求的提出既能符合优化流程、提高效率的要求，又符合计算机及其网络实现的要求；既满足当前办公的要求，又要考虑到科技发展和办公高效化趋势的要求。也就是在系统开发中既要考虑到当前办公业务管理的需要，同时也要为未来业务管理拓展提供接口，要以科学发展的眼光来谋划系统建设。
三是要细化办公自动化系统的功能需求。在建设每一个系统模块时，要紧紧结合工作的实际需要，对模块开发建设的终极目标进行详细的表述，如模块开发的目的是什么、模块开发中需要涉及的管理流程有哪些、每个管理流程有什么样的特殊要求，此模块与其它系统模块之间的关系等等。只有提出明确细化的需求，作为对办公业务系统的开发人员才能开发出合理、有效的系统，否则大而空的系统需求，不仅令系统开发人员难以有效理解，而且使得系统开发不断反复，造成系统开发的效率较低。
四是要建立系统运用的跟踪反馈机制。办公自动化系统建设是一个长期的、动态的建设过程，需要根据业务工作的调整不断进行优化。因此，要在系统开发商与系统使用者之间建设良好的沟通渠道，使系统开发商能够及时根据使用者的需求对系统进行优化升级，确保工作的实效。
（四）完善系统，加强办公自动化系统的运用
1.完善系统功能，提高系统使用的便捷性。办公自动化系统作为一个管理的工具、工作的手段应该是方便的、友好的，只有这样才能激发使用者的热情，才能获得使用者的认可。因此在功能的设计上：一要简洁，对于待办事项在不违背管理目标的条件下应该用尽量简化的步骤来实现，如在流程设置中要尽可能减少不必要的程序；二要方便，使使用者能够快速的应用某项功能，如在公文流转中设置“待办”模块，设置“查询”功能等等；三要人性化，要设置友好的人机对话界面，使人在使用系统中获得乐趣取得收益，如在系统中增设“提醒”功能，设置“个人邮件”，增设“论坛”等等。
2.增强信息意识，提高系统的利用水平。办公自动化系统不仅能够有效地帮助我们完成现有的工作，而且信息系统中记录的数据和信息能够为我们日后的工作提供依据和参考。因此，在办公自动化的使用上，不仅要充分发挥好其业务功能，更要加强对系统中信息的加工与整理，挖掘其可用信息，以便为进一步推动工作服务。
（五）办公自动化建设中需要注意其它问题
1.加强信息化建设的成本效益分析。办公自动化系统作为信息化建设的一部分，有其自身的特点。信息化各系统间有联系，也有区别，这就要求，在信息化建设时，要树立开发一个，成功一个的系统开发思想，充分考虑现实的应用性与长远的发展性，切不可搞大而全、小而全，将成本投入与应用效益有机的结合起来，提高系统开发运行的资金效益和技术效益。
2.要树立安全意识。办公自动化有很多优点，但同时它也具有很多缺点，其中数字信息的可更改性就是核心所在。因此，在办公自动化建设中要树立安全意识，要严格按照规定的权限和程序办事，同时要加强对权限的管理和控制，确保数据资料的真实准确；要加强信息系统的安全体系建设，建立信息系统防病毒、击的预警体系，保证系统数据的安全。
3.要正确认识办公自动化。办公自动化从本质讲就是一个人机处理系统，是一种工作的手段，而不是一个多面手，不能期望办公自动化能够完全把现在管理中的低效、推诿扯皮、监督不力等问题彻底解决，这些问题的解决最终还依赖于管理制度的完善、人员素质的提高。
（供稿单位：北京市财政局信息中心）
