刍议城建档案馆的发展趋势

●剀新与炭履●　刍议城建档案馆的发展趋势　南京市埔建档案馆牛笛　信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。　《全国档案事业发展“十五”计划》把信息建设列　为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化　管理的主要任务。档案信息化建设赋予新世纪档案　工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发　展机遇和挑战。记得有句名言：“机遇属于有准备的　头脑”，面向新世纪的城建档案工作者，要随着社会　发展的趋势，迎接挑战，振兴事业，跟上时代的步　伐。　一、档案管理与档案信息管理的区别　城建档案馆管理工作的重心从档案管理到档　案信息管理的转变是一场历史性的变革，是信息化　社会对档案管理工作的客观要求，是信息时代赋予　档案工作者的历史使命，因此，也是城建档案馆发　展的必由之路。传统的档案管理是对档案实体进行　管理。档案是由档案内容和档案载体构成的，档案　载体是承载档案内容的实物，档案内容是以文字、　数码、符号等表示出来的非实物的概念和知识。档　案信息包括档案内容信息和载体信息，通常所说的　档案信息主要是指档案内容信息。人们利用档案，　主要是利用档案的内容，档案信息管理就是要把档　案内容中蕴藏的丰富信息通过数字化开发出来，应　用现代计算机技术、网络通信技术，变“死档案”为　“活信息”，为社会服务，发挥更大的作用。　档案信息管理从单个档案馆来说，是在档案管　理基础上，运用多媒体技术、海量存储技术、数据库　技术和数字化信息传播技术，使馆藏档案数字化并　上网。档案信息管理与传统的档案管理的区别在　于：从管理原则上看，城建档案管理是遵循城建档　案立卷标准，以工程项目、年代、专题为管理单位，　进行项目级、案卷级、文件级管理的。而档案信息管　理打破了项目、年代、专题的界限寻求同类和相关　信息的自由组合，追求更大范围的信息收集，存储　和输出。从信息收集来看，档案管理是从辖区内产　生城建档案的单位，按接收范围收集进馆，而档案　信息管理主要是应用计算机技术，从产生城建档案　的单位接收电子档案，从中提取信息，并将馆藏档　案资料数字化，对各类信息集中综合管理。从整理　编目看，档案管理是把档案按项目、年代、卷，依照　分类大纲，进行档号设置，然后有序地上架排列。档　案信息管理寻求同类信息的组合，或按利用者需　求，自由组合各类信息。从利用方式看，档案管理主　要通过接待利用者来馆查阅档案原件，提供利用者　原件或复印件。而档案信息管理一般不提供原件，　利用者可在档案馆计算机上查阅信息或在网上获　取所需信息。　二、城建档案馆数字化的最终日标是实现数字　档案馆　关于数字档案馆的概念，目前还没有一个完整　明确的定义。一般说来数字档案馆是采用现代高新　技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织　模式，是大规模的、便于使用的、没有时空的信　息中心。数字档案馆与传统档案馆比较，具有馆藏　资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩　大化、信息资源共享化、信息指示化、信息检索　便捷化、服务远程化等新特点。　数字档案馆实际上是一种虚拟档案馆，其信息　资源是所有上网档案管理部门的数字化档案信息，　因此数字档案馆的建立有赖于档案馆馆藏的数字　化，并将数字化的档案信息上网提供利用，这是建　设数字档案馆的基础及不可缺少的前期准备工作。　因此，加快馆藏档案数字化并上网提供利用，参与　数字档案馆的建立，是各级各类档案馆开发信息资　源，扩大社会服务的最佳选择和必然趋势，城建档　案馆也不例外。　从传统的档案馆向数字档案馆转变，一般需要　经历三个阶段。第一，档案馆工作自动化阶段。即建　立本馆的自动化管理系统，由计算机代替手工完成　维普资讯 http://www.cqvip.com

●剖新茸发羼●　各项业务工作，改变业务流程，提高工作效率，实现　档案自动编目检索和档案自动标引，建立计算机局　域网，实现馆内信息共享，达到档案库房保护技术现　代化。就目前城建档案馆现代化管理进展情况来看，　相当一部分馆第一阶段的目标已经实现，而大部分　馆尚处于第一阶段。第二，档案馆数字化阶段。这个　阶段的核心是馆藏档案数字化并上网。馆藏档案数　字化，不仅是档案目录信息数字化，还包括档案全文　信息数字化和同类信息综合开发的二次文献数字　化。馆藏档案数字化是一项长期而艰巨的战略任务。　要逐步把工作重点从常规档案管理转移到实现档案　数字化方面来，从领导精力的投人，人才培养，设备　配置，人员组织等方面，保障此项工作的加快进行。　在抓馆藏档案数字化的同时，对建设系统重点单位、　专业管理部门和全市主要“建设大户”，实行城建档　案原件和电子档案一并接收，把新产生的城建档案　的数字化工作，尽量安排在档案产生单位完成。这样　可减少新增馆藏档案数字化的工作量，使档案馆数　字化工作重点引向各类信息的深度综合开发上去，　要做到这一点，必须要加强对这些单位的档案管理　现代化指导，推广档案信息管理软件，制订和颁发电　子档案接收标准和管理办法，提升全市城建档案信　息化水平。第三，联合数字档案馆阶段。即通过网络　互联技术，将各档案馆数字化信息联合起来，进行扩　张、伸展、组成数字档案馆，遵循共同协议，实现数字　化信息共享。　三、信息综合开发利用将成为城建档案信息开　发利用的趋势　档案、图书、情报信息一体化管理是新世纪信息　资源管理大趋势。在历史上，档案、图书、情报同出一　体。图书工作从档案工作中分离出来，情报工作又从　图书工作中分离出来是社会发展的需要。纵观科学　技术发展的历史不难发现，科学技术的发展总是遵　循着“综合——分化——综合”的规律。档案学、图　书馆学、情报学也是遵循这一客观规律发展的。当今　社会的进步，科学技术和经济发展，对档案、图书和　情报信息资源的需要提出了整体化的要求。社会不　但需要原始的、具有历史凭证价值的档案信息，而且　还需要利用系统的理论依据、数据以及各方面的文　献。在市场经济环境下，更需要最新的科技和经济社　会发展信息。档案、图书、情报一体化管理是当今时　代的要求，是信息社会信息资源管理的大趋势。　・２６　档案、图书、情报工作的一体化，不能理解为　把档案、图书、情报工作机构三块牌子合为一块牌　子，更不是把档案、图书、情报三方面的实体合到　一起去管理，而是指文献信息资源开发利用的最　佳组合模式。一是在客观上建立档案、图书、情报　工作之间的联系和协作，协调三方面信息资源的　开发和利用。二是在人才培养上，实行档案学、图　书学、情报学“一体化”教育模式。三是研究制订　档案、图书、情报工作通用的著录标引，检索标准　和管理规范。　档案、图书、情报信息一体化管理既是社会的　需要，也是档案馆生存、发展的需要。目前，在深圳、　济南、常熟等地档案馆内建立的文档资料服务中　心，就是由于档案馆保存的档案信息无法满足社会　对现行文件信息的需求而设立的。文档资料服务中　心可以拓展档案馆的服务范围，弥补档案利用时效　滞后性的不足。城建档案信息同样存在利用周期　长，档案信息利用率不高的问题，城建档案馆实现　档案、图书、情报信息一体化综合开发利用是城市　建设和城市经济社会发展的客观要求，也是增强和　扩展服务功能的必然趋势。　城建档案馆实行档案、图书、情报信息一体化　管理有其特有优势，一是城建档案馆专业特点鲜　明，开发管理的信息集中在城市建设相关专业的范　畴之内，信息收集方向明确，便于信息采集和综合　开发。二是城建档案馆已经收藏了一定数量的图　书、资料，从中可采集有用信息；三是相当一部分城　市的城建信息中心与城建档案馆合署办公，通过城　建网络可以获取许多城建情报信息。　实现档案、图书、情报信息综合开发利用，对城　建档案馆工作人员的素质提出了更高的要求，采取　各种形式，加强职工继续教育，培养精通档案学、图　书馆学、情报学，掌握计算机技术和网络技术的复　合型人才，必须摆上议事Ｅｌ程。　信息时代是催人奋进的时代，充满着机遇与挑　战。我们应当抓住机遇，迎接挑战，充分认识“三个　转变”，即城建档案管理工作重心由档案管理向城　建档案信息管理的转变、城建档案馆馆藏数字化向　数字档案馆转变、城建档案信息开发利用向城建档　案、图书、情报信息综合开发利用的转变，这三个转　变是城建档案馆发展的必然趋势。■