浅谈现代秘书心里素质的培养(修改版1)

长沙民政职业技术学院

毕业论文

题 目 浅谈现代秘书心理素质的培养 学生姓名 管林芳 学号 0924023252 学生姓名 旷娜 学号 0924023240 学生姓名 袁婷 学号 0924023233 系 部 文化传播学院 专 业 文秘 班级 0932班 导师姓名 龙国莲 职称 讲师 完成时间 2012年3月31日

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摘 要

秘书是一个富于挑战性的职业，要成为一名优秀的秘书人员必须具有很高的综合素质。秘书的地位、工作性质及其特征决定了不仅需要有过硬的工作能力，还要有非凡的心理承受能力，即秘书心理素质。心理素质属于秘书的非智力性因素范畴，是指在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的心理特点的总和。秘书人员在工作中没有良好的心态，难免遭遇心理挫折，并且会对心理造成伤害，若不及时调整，将严重影响个人身心健康及工作的顺利开展。而良好的心理素质能促进工作的积极开展，大大提高工作效率，优化群体结构，因此，注重对秘书人员心理素质的培养、了解和掌握其应具备的新理论素质是十分必要的，并通过创建和谐环境、提高自我修养以及学习培训等方面促进心理素质的提高，才能使其适应越来越激烈的竞争和更高要求的工作。

关键词：秘书；心理素质；培养

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目 录

摘要··············································2 前言··············································5 一、良好的心理素质对秘书工作的意义·················6 二、秘书人员应该具备的心理素质···················6

（一）、良好的情感品质······························6 （二）、坚强的意志品质······························8 （三）、乐观自信的性格品质···························9

三、培养秘书人员良好心理素质的途径················11

（一）树立远大的理想，不断自我激励·················11 1、提高自己的抱负水准························11 2、扩大自己的活动范围·······················11 3、不断强化自我激励························11 （二）加强气质修养，增强对工作的适应性·············13 1、必须了解自己的气质类型，认识自己气质的优缺点·····13 2、要以积极的态度去培养自己的良好的气质品质·········14 （三）培养积极的人生态度，正确面对缺点，虚心学习·····14 1、必须培养积极的人生态度··························14 2、要善于解剖自己，正视自己的性格缺陷··············14

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3、给自己树立一种榜样，自觉地加以模仿··············15

结论·············································16 参考文献·········································17 毕业论文（设计）诚信声明··························19 致谢·············································20

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前 言

秘书工作的性质，客观上要求不但应具备较高的专业知识、管理知识，而且也强调具有较高的心理素质。分析秘书人员应具备的心理特征，探询秘书人员提高心理素质的途径和方法，目的是提高秘书人员能力和水平，为领导当好参谋和助手。秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。心理素质包括智力和非智力因素，也就是情商和智商的区别，秘书工作所处的位置和重重矛盾交汇的职业特征决定了秘书工作具有性、全面性、复杂性等特点。现在各个行业都需要精干的秘书，同时也对秘书的素质提出了更高的要求，因此，秘书人员在不断扩充理论知识，提高各种办事能力的同时，也必须自觉加强心理素质的培养。

为了适应现代社会对秘书高层次、高素质的人才需要，研究秘书心理素质的培养具有十分重大的意义。秘书工作和社会的交往活动十分频繁和广泛，而由此引发的心理问题日益突出，秘书人员首先要做的是对自己的较色定位，其次应找到适合自己实际情况的调适方法。根据前人对秘书人员心理以及各种人际交往的心理因素研究来看，在调适秘书新的挫折和环境中出现的新问题的方法还有待研究，进一步探讨问题出现的根源和着手的方向，对秘书职业的发展也有一定的影响。提高秘书人员的心理健康水平，对于每个秘书人员都有重要意义，同时对提高秘书行业的整体职业效能也有重要意义。因而，这是一个十分有意义的课题。

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一、良好的心理素质对秘书工作的意义

心理素质是外部客观世界在人脑中的反映，它直接支配着人的言谈举止。可以说，一个人成功与否，心理是关键，因为良好的心理素质能使人充满自信、斗志昂扬、用于进取；不良的心理会使人精神萎靡、颓废沉沦、丧失斗志，难以作为。良好的心理状态是秘书人员应具备的素质之一，也是秘书人员能够正常而愉快的进行工作、生活和学习的重要条件,直接关系到组织内部各部门能否正常运转，任务工作是否能顺利进行。

秘书处于一个组织的重要位置，以服务领导为中心。各种信息的传达发布都要靠秘书来完成，各种文字材料的起草也要靠秘书来完成。除此之外秘书还要跟随着领导外出、开会、应酬等。庞大的工作量会给秘书带来巨大的心理和精神上的压力。秘书如果没有一个良好的心理作为保证秘书工作就会出现很多的问题。

因此，良好的心理品质对提高秘书工作质量和效率，减少工作失误，具有重要的现实意义。只有具备良好的心理素质，秘书人员在工作时才能得心应手，干劲十足。

那么，什么才是良好的心理，秘书又应该具备怎样的心理素质呢？

二、秘书应该具备的心理素质

在秘书人员的综合素质体系中，心理素质与其他要素双向作用，具有指向、激励、维持、强化等多方面的功能，对秘书的辅助行为、人际关系等发挥着重要的作用。良好的心理素质是指秘书人员善于自我调节和控制心理活动，能经常保持心理平衡，以坚强的意志和毅力

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克服困难、增强信心，做好秘书工作。

秘书的心理素质，是指“秘书在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的心理特点的总和。主要表现在以下几个方面：

（一）、良好的情感品质

情感是人的一种特殊的心理过程，是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。 官场上言传：“欲见领导，先求秘书”，“欲打通领导关节，先打通秘书关节”，足见秘书的地位、作用非同小可。秘书作为一个特殊群体，其现象越来越受到社会的关注，一批的秘书相继出现问题。例如，“河北第一秘书”李真，在他忏悔的书中说道：“我也掌握一定的权力，需要一定层次的交往，又曾被许多人所‘借用’，她们能通过权力和影响达到，谋取私利的目的，我为何不能”。正是这种不平衡的心理和贪婪的情绪作祟，把他自己一步步推向罪恶的深渊，最后得到正义的判决。

本组成员管林芳在湖北米老头食品工业有限公司-湖南办事处顶岗实习时担任内勤一职，在湖北公司领导、业务以及客户关系的处理上较全面的具备了良好的情感品质。在办事处里，内勤既要具有服务业务、客户的意识，又要不失“半个执行经理”的权力；在这两种关系中得学会平衡处理，知道怎么在其中相互转换。在每天的工作中，

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你既要代表执行经理向各区域业务传达命令，给他们分配工作任务以及监督各项工作完成的情况，在他们完成工作任务的期间，你又得全面的服务于业务，你不能把自己当成业务的领导，但也不能让自己处于业务附属品的位置，如若不能再其中自有转换，那么，日常工作就会处于被动中，如：你把自己当成业务的领导，总是颐指气使，那么，业务就会觉得你不尊重他们，更不会配合你的工作，这样就会造成你工作的拖延及降低各报表的准确性；如诺你把自己当成业务的附属品，则业务就会什么工作都推给你，就会造成你工作的积压以及对工作的轻、重不分，使得自己的工作量增加，而忽略自己的本职工作。 刚开始上班的时候，我以为多帮业务做点，他们就会更加配合我的工作，结果导致业务产生强烈的依赖性，任何事情都不主动去完成，都指望着我能帮他们做完，这样就导致我每天忙的焦头烂额，对公司领导经理吩咐下来的工作也没有很好的完成，不能很好的集中精力做自己的本职工作，在初审业务的表格时，没有全心投入，造成了表格的不准确性，以及在面对领导及同时的指责时，心里承受较大的压力。之后，我改变了工作方式，实行：自己的事情坚决自己完成，我只是站在一个协助及审核的位置上，之后我的工作负担大大减轻，工作效率也提高了，心里压力也得到较好的调节。

（二）、坚强的意志品质

意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自

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己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文、办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。远大的目标，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，就是坚韧的中心意志。它是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。

（三）、乐观自信的性格品质

“性格是表现在人的态度和行为方面比较稳定的心理特征”。由于秘书的社会地位、工作性质的特殊性，对秘书性格中的乐观和自信就有了一种特殊和强烈的要求。秘书人员常常会在工作中遇到内部或外部的干扰，如工作中与领导、同事及群众发生性格矛盾、利害冲突;在处理事务时，引起了误解和不满。如果秘书的性格不爽朗、精神不振奋，工作就很难有生气，有时还会影响身体健康，所以秘书的乐观非常重要。乐观的人能以开朗的心态积极面对来自组织和工作上的压力，有利于事业的成功。而秘书的自信来自于对自己、对环境的清醒分析，既看到自己的长处，也想到自己的短处。这样既不满足也不自卑，才能在工作中、交际中得心应手、表现出色，充分发挥出秘书人员的作用和魅力。

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本组成员管林芳在顶岗实习期间，由于刚接触课本以外的职场工作，有很多东西都不会，有时同事已经教过你了，但在工作中遇到类似的问题，还是不断的出错，在审核表格、票据时也总是出错，在这样的情况下，领导以及同事对你表现出不耐烦以及训斥几句也属正常现象，但你要以一个正确的心态来面对在你听来有些刺耳的话语，保持乐观自信的工作心态。

由于我是在一个食品制造工业公司担任文员，每个月在固定的时间要求督促各区域业务上交下月客户预估（包括品项、口味、数量），在业务交上来之后，作为内勤，要对上交的预估分区域进行审核，剔除不符合要求的预估（主要看客户、品项、口味、数量预估的是否符合公司实际情况），工作开展之前，领导及同事就把审核的各项注意事项详细的说给我听，理应是不应该再出现什么错误，但由于我在审核时没有很细心，造成交到公司的表格出现了很多不应该出现的错误，如：业务预估了公司根本没有在湖南销售过的品项及口味。经理训斥工作不认真、细致；同事也以很不耐烦的口气抱怨你对工作的失误，导致报表的不准确性，当时我在面对这些话语时，心情虽然很低落，但还是能够保持乐观自信的心态，勇于接受错误，敢于承担由于自己的粗心造成不良后果的责任，以及吸取工作中的失误，把领导及同事的训斥作为激励自己做好工作的精神动力，在之后的工作中，再也没犯过类似的错误，继续对工作投以积极的热情，做好自己的每项工作。

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三、培养秘书人员良好心理素质的途径

心理素质是秘书综合素质的基础。秘书人员良好心理素质培养应包括对情感、意志、气质、性格等的培养。

（一）、树立远大的理想，不断自我激励

一个人的意志品质是在生活实践中发展起来的，它受多种因素的影响和制约。秘书工作者要培养自己的意志品质，必须从以下几个方面入手：

1、提高自己的抱负水准

伟大的目标可以激发出巨大的热情，可以提高我们战胜困难的自觉性。对于秘书人员来说，也必须有自己较高的目标定位，只有心中有崇高的使命感，才能不断激发战胜困难挫折的勇气和信心。

2、扩大自己的活动范围

只有在实践活动中才可能遇到困难挫折，只有在与困难挫折作斗争的过程中才能锻炼一个人的意志。如果离开实践活动，离开了同困难的较量，一个人就不可能发展自己的意志品质。当一个秘书的活动范围越广时，他可能遇到的困难就越多，他的意志品质就可能得到更多的锻炼。如果一个秘书怕担风险，怕出现失误、怕遇到挫折，只想安安稳稳，就不能培养良好的意志品质，因此也就很难经得起各种艰巨环境的考验。

3、不断强化自我激励

自我激励是推动自己的振奋剂，是自己超越环境灵丹妙药。在高校中常常听到一些议论，有些学生认为大学学得都很没劲，感到周围

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的学习气氛不浓，这实际上是一种意志力缺乏的表现，是没有运用自我激励的结果。要超越环境的束缚，必须有坚强的意志品质，必须运用自我激励进行意志锻炼。据有关资料介绍，日本在锻炼经理人员时十分注意意志的培养，它不仅依靠外界的条件，而且还有专门的自我激励训练。如让每一个人反复背诵一条做生意守则：不论遇到多大困难，我绝不放弃目标，即使通宵达旦，也要毫不气馁地尽我最大的努力来实现我的目标。自我激励是我们在生活和工作中随时可以运用的一种培养意志的方法，秘书人员一定要不断强化这种训练，遇到任何困难时，说一句：我绝不退让！这对养成秘书在工作中养成过硬的心里素质具有重要的作用

本组成员袁婷在一家汽车零部件公司顶岗实习，其主要的工作职责是文件的起草、文件的发放、签收、资料的整理归档、及会议的相关工作。这份工作看似跟专业息息相关，对于我们文秘人员来说，干起来肯定游刃有余。其实不然，这份工作经常会用到图纸，想要很好的、出色地完成经理布置的工作任务，还需懂相关的机械制图知识。而对于我来说，就必须学会机械制图。在开始的工作中，我既不能的拟写通知，也看不懂图纸，更不会绘制各汽车零部件的三视图。导致在开始的工作中，经常出现各种问题，而且工作也没效率，文件的发放也不能及时到位。领导会认为你工作没效率，办事能力也不行，这时会感到工作力不从心，心理倍受打击，工作也没热情。这时需要自我调节心理，需要自己激励自己，发挥自己的长处和潜力。

在开始的工作中，遇到各种问题，图形看不懂，也不会绘制，文

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件的起草也也达不到领导的要求，表格的绘制也不美观。为了提高工作效率，我从书店买机械制图的书看，各种三视图，在开始学的时候会也吃力，但是她相信自己能学会，每天制定一个学习计划，并鼓励自己，别人能学会，自己也能学会。在闲遐的时候，就做做表格，不断学习、熟练EXCEL各种功能，利用休息时间就在电脑上学绘制简单图形。在这个学习的过程中碰到各种问题，有过枯躁乏味，但是因为每天不断的自我激励，才会让这个学习没有终止，也才会有学习的动力，和热情。

就是这种自我激励，才让她没有放弃对机械制图的学习，才让她在看了好几遍的图纸之后终究一无所获的情形下坚持了下来。

从最初的一无所知，到现在慢慢的也能看懂简单的图纸，甚至会绘制一些基本、简单的零部件图，各种表格的绘制，及EXCEL也能运用自如了，工作效率大大提高了，工作起来也有信心，激情了。正是这种自我激励精神，永不退让精神，让她没有气馁，战胜了那些困惑和问题，让她有了坚持的动力，也让她最后偿到了学习收获之后的一种自我安慰和快乐。

（二）、加强气质修养，增强对工作的适应性

秘书工作者应该根据自己的工作特点，不断加强气质修养，不断增强自己对工作的适应性，培养出良好的气质品质。

1、必须了解自己的气质类型，认识自己气质的优缺点 只有正确了解自己的气质类型，才能做到心中有数，有针对性地培养优良的气质品质，克服不良的气质影响。既不能因为自己具有某

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种气质而沾沾自喜，也不能因为自己是某种气质而懊丧。只有清楚地认识自己的气质类型，才能辨别出哪些是自己的优势所在，哪些是自己必须克服的，从而自觉地加强气质修养。

2、要以积极的态度去培养自己的良好的气质品质

人的气质虽然带有生而有之的特点，但在后天的社会化过程中，还是能够被意志所控制的。秘书人员加强自己的气质修养，就是要通过培养各种能力来弥补自己的气质缺陷，同时能充分发挥自己的气质优势，更积极主动地去开展工作。所谓的“江山易改，本性难移”，并不是一种科学结论，而是一种夸张，人的气质是可以逐步发生变化的。只要秘书人员具有明确的意识，有坚强的意志，是一定能够克服各种不良的气质倾向的。

（三）、培养积极的人生态度，正确面对缺点，虚心学习 性格作为后天形成的个性品质之一，是可塑的。秘书人员要培养自己的良好的性格品质，应该注意从以下几个方面要求自己：

1、必须培养积极的人生态度

积极的人生态度是人进取的原动力，它可以使秘书增强战胜困难挫折的信心和勇气，使秘书人员能面戴微笑地去生活、去工作，从而更深刻地体验生活之美、人之美，塑造乐观、开朗的性格品质。

2、要善于解剖自己，正视自己的性格缺陷

秘书人员应该善于分析解剖自己。对待自己性格中的那些不适应工作的缺点应加以改正，不能听之任之，更不能有意培养不良性格。不愿交往的秘书人员应该注意那些使人高兴的事，多参加那些自己感

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兴趣的交往活动，以逐步克服性格中的不足。

3、给自己树立一种榜样，自觉地加以模仿

在我们周围有许多具有良好性格修养的人，秘书人员应善于汲取他们的长处。还可以广泛阅读名人传记，看电影、小说，利用这种潜移默化的方式来不断加强性格品质的修养。

本组成员旷娜，通过测试得出自己是属于多血质气质类型，该类型总体特点为：强而平衡，灵活性高。情感和情绪发生迅速，表露于外，极易变化，灵活而敏捷，动作活泼好动，但往往不求甚解。工作适应力强，讨人喜欢，交际广泛。容易接受新事物，也容易见异思迁而显得轻浮。

我分别在克里优和深圳三零电子公司实习，担任的职位分别是信息录入员、会计文员。信息录入员主要工作是将公司的产品扫描到电脑上，并作出相应的描述；会计文员主要工作是日记账、对账、整理货款、订单收发。在工作中，我也意识到自己不喜欢深思，考虑事情不周全，而且对重复无新意的工作感到烦闷，不能坚持到最后。

在三零担任会计文员期间出现过些许小差错，公司是做电脑配件的，需要熟记很多材料，下采购单的时候必须知道每一个材料是哪个公司生产，而我没有熟记材料对应的公司，出现了把材料单下错的情况，虽然不是很严重的过错，老板也没有责怪我，但是让我了解到，做任何一份工作都要认真对待，并且努力做好。

两份工作的实习指导老师教会了我很多，让我懂得在学校学到的知识，如何正确运用到实践工作中。她们都很友好和善，不厌其烦的

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教我，从没有不耐烦的表情。她们的性格都是不急不躁，工作也有条不紊，相反我的性格比较急躁，以后我会以她们为榜样，向她们学习，努力工作，成为职场精英。

四、结论

基于以上论述，我们要做一名优秀的秘书人员，要做的方面很多，而心理素质占有重要的地位，是做好秘书工作的先决条件，我们应该把理论知识与客观实践相结合，在现实的客观实践中不断努力。我认为，首先是要提高自己的心理素养，培养对秘书工作的兴趣。必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在达到目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守、被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切挑战。在建设有中国特色的社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书心理素质不能不增强，不能不控制。

本文主要在秘书人员心理素质培养方面作了探讨，在实际工作中出现的心理问题状况是多种多样的，并且相互制约和影响。还应该对实际的秘书人员心理素质上作进一步的探索和研究，在这一领域是至关重要的。无论是在党政机关还是企事业单位中处于特殊地位的秘书人员，都必须具有良好的心理素质，这样秘书的作用才能得到最佳发挥，秘书的工作才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应

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用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强自身的心理素质，

总而言之，秘书作为每个组织中不可或缺的力量，是领导与群众之间的纽带与桥梁。因此，秘书人员必须保持积极、开朗的心境，培养健康的审美情趣和健全的理智，用乐观向上的态度，积极参加各种活动，敢于面对现实、勇于创新。用良好的意志品质增强克服困难、战胜挫折的信心，使工作得以顺利完成。

参考文献

[1] 聂振华.新时期秘书心理素质的优化[J].企业家天地,2006/02

在竞争日趋激烈的新时期．秘书尤其需要具备良好的心理素质。秘书良好的心理素质包含在人格、信念、气质、意志、情绪、性格、动机和兴趣等方面。它可以通过自我和自我训练得以改良。 [2] 欧文静.李玉霞.略论秘书人员良好心理素质的培养[J]. 包头职业技术学院学报,2008/01

秘书处在多方关系集结的关节上，对秘书的心理素质有很高的要求。本文论述了如何培养形成秘书工作者良好的心理素质，以应对今天快节奏、高压力和紧张化的秘书工作。

[3] 徐玮.浅谈秘书心理素质的培养[J].科学时代（上半月）.2020/07

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良好的心理状态是秘书人员应具备的素质之一，也是秘书人员能够正常而愉快进行工作、生活和学习的重要条件，直接关系到组织内部各部门能否正常运转，任务工作是否能顺利进行。然而，秘书所要面对的工作对象层次广泛，工作内容繁琐而单调，这些都给秘书带来了沉重的压力。一旦压力过大就容易导致秘书工作人员产生焦虑、依赖、厌烦、压抑、自负、自卑等心理障碍。使秘书丧失工作动力和热情，变得情绪低落、意志消沉，萎靡不振，从而对秘书工作的开展和秘书自身的成长都会带来不利的影响。因此，研究秘书人员产生心理问题的原因并探究其调适方法，对培养秘书良好的心理品质，进行有效地自我完善，提高秘书工作质量和效率，减少工作失误，具有重要的现实意义。只有具备良好的心理素质，秘书人员在工作时才能得心应手，干劲十足。

[4] 赵中利.现代秘书心理学[M].北京:高等教育出版社.2003

本书对秘书工作活动中的心理学问题进行了较细致的分析与探讨,借鉴了心理学和其他学科研究的最新成果,讨论了秘书人员加强自身心理修养,提高心理素质,保证心理健康等方面的问题,并提出了许多新的见解。

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毕业论文（设计）诚信声明

本人郑重声明：所呈交的毕业论文（设计）是本人在指导教师的

指导下，进行研究工作所取得的成果，成果不存在知识产权争议，除文中已经注明引用的内容外，本论文不含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的作品成果。对本文的研究做出重要贡献的个人和集体均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律结果由本人承担。

作者签名：

年 月 日

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致 谢

在本论文完成之际，我要向所有帮助过我的老师、同学表示衷心的感谢！

我要特别感谢我的指导老师龙国莲老师的热情关怀和悉心指导。在我撰写论文的过程中，龙国莲老师倾注了大量的心血和汗水。从开题报告的修改、论文的架构拟定到最终定稿，她给予了殷切的指导，提出了许多宝贵的意见。无论是在论文的选题、构思和资料的收集方面，还是在论文的研究方法以及成文定稿方面，我都得到了龙国莲老师悉心细致的教诲和无私的帮助，特别是她广博的学识、严谨的治学精神和一丝不苟的工作作风使我受益匪浅，在此表示真诚地感谢和深深的谢意。

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