从文体学角度看商务英语信函的写作特征

JournalofTianjinVocationalInstitutesNO.4Vol.11Jul.2009从文体学角度看商务英语信函的写作特征

郭　鹏

(天津对外经济贸易职业学院,天津市　300221)

摘　要:　商务英语信函写作应按照英语文体要求来撰写,要注重写作技巧,实现特定的交际目标。关键词:　商务英语信函;文体和语体特征;写作特点

中图分类号:G319.1　　文献标识码:A　　文章编号:1673-582X(2009)04-0073-04

商务英文信函是国际商务活动的重要载体,是商务活动中常用的一种信函。随着现代社会的发展,商务信函用以开展业务、洽谈生意、磋商问题、交流信息等,其作用显得愈发重要。一、文体学及商务英语文体

文体学是一门运用现代语言学理论和方法研究文体的科学。文体学认为,英语作为一种自然语言不是一成不变的,其用法随着使用场合或语域(register)的改变而变化。这些变化主要体现在措辞、句型、修辞手段、语篇结构等语言体式上。而这种在实际使用中发生变异的语言体式又被称为英语变体(varietiesofEnglish)。例如:因交际媒介不同而形成的口语语体和书面语体;因语言的使用领域不同而形成的各种功能变体,如:广告语体、新闻语体、法律语体、宗教语体、科技语体等;因交际者双方关系不同而形成的正式语体和非正式语体等。

以下就高职阶段英语课程中接触较多的口语课和英语精读课各举一例,其所涉及文体分别属于口语体和文学文体,如下:

口语体:以下为A和B两人之间的对话。

A:Howdoyoudo?　　　B:Howdoyoudo?A:Hi,Bill.　　　　　　B:Hi!

A:Excuseforbeinglate.Iwasheldupbythetraffic.　　　B:That’sallright.Comeinandjoinus,please.

文学文体:

Thenshereachesintoherpocket,andpulloutaredapple.Abeautiful,shinyredapple.Oh,howlonghasitbeensinceIhaveseenone!Shelookscautiouslytotheleftandtotheright,andthenwithasmileoftriumph,quicklythrowstheappleoverthefence.Iruntopickitup,holdingitinmytrembling,frozenfingers.Inmywordsofdeath,thisap2pleisanexpressionoflife,oflove.Iglanceupintimetoseethegirldisappearingintothedistance.

上面两篇是较为典型的口语体和文学文体的英语变体的例子。口语体用于人物对话,常使用具有鲜明口语色彩的词语,使得口语具有生动活泼,通俗易懂的特点。而文学文体使用的是创作文学作品的语言,字里行间充满了大量的生动的描述性的词语,我们把文学语言称为艺术语言。这两种文体均属于英语变体的范畴,是随着语言的应用的场合的改变而变化,是为语言的应用而服务的文体形式。

商务英语也是区别于其他文体的一种语言的变体。经过多年的发展,其词语和句式在用法上已经打下了深深的行业印记,并且已经形成了一套较为完整的特有的语言表达形式。一方面,商务英语具备普通英语的语言学特征,与此同时,商务英语又是商务知识、管理技能和英语语言的有机结合,因而其本身又具独特性。商务英语和普通英语的差异,主要体现在目的和意义上。商务英语是跨越国界进行商贸往来的语言载体,因此,用于商务沟通的商务英语有其特有的语式,其中以商务函电为代表。通常,商务函电的内容和读者均有很强的针对性。就内容而言,商务函电涉

收稿日期:2009-01-20

作者简介:郭鹏(1976-),女,天津市人,天津对外经济贸易职业学院助教,从事外语教学研究。

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及的是商品、询盘、报盘、订货、合同、付款方式、运输、保险、索赔及仲裁等方面;至于收信人和发信人,则主要为国际商务领域内各层次的专业人士。由于深谙商场中“时间就是金钱”的道理,大都惜时如金并且工作效率极高。这种行业行为准则表现在日常的函电往来中,形成了独有的特色,即行文简洁、条理清晰、选词恰当。另一方面商务英语信函的写作风格代表了公司及个人的形象和职业素养,因此信中要措辞委婉,礼貌得体,有时还带有惯用术语、套语、行话,专业色彩浓厚,表现出较为独特、在文体上自成一路的风格特征。在商务英语信函中表现得最为典型的当数陆墨珠先生归纳出的“7C”特点,即“完整、简洁、具体、正确、清晰、体谅、礼貌”,而在这“7C”的特点中,最具有代表性的应是体谅、礼貌的特点。礼貌、体谅指的是商务英语信函从对方角度出发,措辞婉转,注重礼貌,讲究策略,着重正面、肯定地谈问题,避免从否定的角度谈问题。

二、商务英语信函的写作技巧

(一)被动语态在商务英语信函中的应用

商务英语信函是商务运作中双方关于业务往来的通信,由于这些信函涉及到双方的权利和义务,很多时候,商务信函可以作为解决商务活动争端的法律依据,所以商务信函特别注重所传达信息的准确性和规范性,注意措辞和语气上的礼貌、委婉、严谨,即使有时表示不满情绪和反对意见时,仍然要讲究说话的策略。所以,在商务信函中,写信人往往借助于一些语言手段来表现这些语气,又准确地传达出要表示的意思。

商务信函要用一些语言手段来礼貌委婉地要求对方做某事,单纯的命令的口吻会使事情适得其反,被动语态在英语信函中的应用就是非常好的语言手段之一。有的时候在涉及到负面的消息、存在的问题或关系到对方的责任、过失时为了避免语言过于直接,商务英语信函多用被动语态,因此被动语态又被称为“商务得体语态”,例如:

1.YoupromisedtoissuetheL/Cbefore15thJuly,andyouhaveputusintogreattroublethroughthelongdelay.

你们本来承诺在7月15日前开出信用证,可是由于长时间的延误,你们使我们陷入了极大困境。

2.TheL/Cwaspromisedtobeissuedbefore15th,July,andwehavebeenputintogreattroublethroughthelongdelay.

信用证本来约定在7月15日前开出,可是如此长时间的延误使我们陷入了极大的困境。

在1.句中使用了主动语态,直接地表达了对生意伙伴的指责和不满,显得不够委婉得体;而在2.句中使用了被动语态,把信息的焦点集中在现实中存在的问题上,有意隐去了责任方,这样就能给生意伙伴留一点面子和余地,目的是在将来解决实际问题时,能得到对方的合作与支持。

但在教学中,翻译时我们要注意中英文不同的语言特点,适时地把英语的被动语态转化成主动语态,保持原文的礼貌委婉的语气特点。例如:Yourconfirmationonthispointwouldbeappreciated.该句应译成:若贵方给予确认,我方将不胜感激。根据汉语的句法特点我们把被动语态转化成了主动语态,并且加上“贵方”保留了原文语气特点。

(二)为人熟知的商务缩略语及专业术语的选用

缩略语在商务信函中的使用体现了写信人的专业水平,收信人从来信中的缩略语和专业术语的使用可以看出写信人是否是职场中的专业人士,其次恰当的使用缩略语可以节省许多文字,使信的内容更加的简明扼要,从而写信人和看信人都能更加方便快捷地理解信的内容,同时也节约了很多时间。这一点与商务函电本身的性质紧密相关,同时也反映出21世纪快捷沟通的特点。需要特别注意的是,切忌乱用缩略语,不可以使用自己单方面创造出来的缩略语,要尽可能地使用那些大家通用的或本专业常见的缩略语。

因商务信函涉及到各个方面的内容,还会有很多其他的专业术语,例如:asper=accordingto,per=by等,有些术语中词的意义与普通的解释有所不同,有其特定的专业含义。例如:acceptance一词表示“接受”,如acceptanceofan

order,但在acceptanceofadraft中表示“承兑”,指“承兑汇票”;confirm一词表示“确认”,而在ConfirmedIrrevocableL/C中表示“保兑的”不可撤销的信用证;honor一般情况下指“尊敬”或者“荣誉”,而在贸易领域表示“兑付”,如honorcheck意为“兑付支票”。总之,在英文的起草过程中,恰到好处地运用缩略语及术语,可以令信函既简洁又经济,也能

体现出写信人的专业水平,最终能为整封信增色不少,起到画龙点睛的作用。

(三)表达特定的语气对功能句式相应的选用

不同种类的商务信函通过语气和情态系统来实现不同的言语功能和交际目的。

由于商务信函具有措辞礼貌、语气委婉的特点,因此在表达感谢、请求、满意、拒绝、道歉等具体的言语功能时,遣词造句都十分讲究策略。

(1)英语商务信函通过大量使用表达时态与情态的助动词以及表达意愿的谓语形容词来实现提供或愿意干某事

的语言功能,从而帮助买卖双方建立一定的社会联系。如在提供句中,处于被动地位的写信人常选用一些表达意愿的形容词来实现人际功能。如Wearewilling/anxiousto…,有时是与频率副词连用,如Wearealwayspleasedto…。

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(2)有时单纯的祈使句有很强的命令的口吻,但出于礼貌的需要,写信人常用陈述句的陈述语气来表达祈使的功

能,从而体现了信函双方之间的平等合作关系。以下几种表达形式就是为了表达“请”这个命令功能:

Weshouldbeglad/pleasedto…

Weshouldbegrateful/obligedifyoucould…Itwouldbeappreciatedifyoucould…

Wewishtoinvite/draw/callyourattentionto…

(3)在向对方说明某种对双方贸易开展不利的情况,或者在表达遗憾不满情绪时,写信人需要通过间接含蓄的言

语手段,婉转地表示拒绝,以获得最佳的英语语义与文体效果。可以使用这些句式:使用过去时态,如Wouldyou、

Couldyou、Iwondered等;虚拟语气;巧用否定句,如I’mafraidthat+否定句等;以及一些礼貌委婉拒绝的标记语,如weregretthat,weregrettodo和wearesorrythat等,都可以起到缓和语气、避免生硬的作用,注意:信中出现这样句式

的虽字面看上去保持了礼貌客气与委婉,但对于收信人来说则表明事情出现了麻烦,进展得并不顺利。

例如:

Howeverdesirouswemaybeofdevelopingbusinesswithyou,weregretthatwecannotentertainyourcounterof2fer,asourpriceisquitereasonable.

尽管我方渴望能与贵方发展业务,很遗憾我方不能考虑贵方的还盘,因为我们的价格是相当合理的。写信人使用weregretthat这个句式加上may与cannot两个情态助动词以及表示意愿的形容词desirous,同时通过陈述客观事实等言语手段来委婉客气地实现了拒绝的功能,没有伤害到对方,又清楚地表达了自己的意思。

(四)连接词在商务英语信中的使用

作为精心准备的书面语篇,为了有效地传递商贸信息,经常需要运用一些连接词等衔接手段来实现其语篇功能,使包含了多项信息的一段话更连贯,各句之间衔接更紧密。

譬如,当在信件中陈述数项理由或进一步说明看法时,常用also、meanwhile、inthemeantime、besides来衔接;当意思转折时,常用however或otherwise;若要引出新话题或提出新请求,常用bytheway或foryourinformation,in

reply来表达。例如:

However,inordertoheIpyoutodevelopbusinessinthisline,wearepreparedtoallowyouadiscountof5%provid2edyourordercallsforaminimumquantityof5,000pairs.Ifyoufindourproposalacceptable,pleaseletushaveyouror2deratanearlydate.

然而,为有助于贵方在此行业中发展业务,我们准备给5%折扣,条件是贵方起订量达到5000双。如果此建议可接受,请早日告知贵方订量。

英文信函中使用恰当的连接词不但使全文成为意义连贯、衔接自然的语篇,还能有效地提高一封信整体的写作水平,起到事半功倍的作用。

(五)商务英语信函中虚拟语气的运用

在英语中,随着说话人意图的不同,动词需用不同的形式,称为语气。英语有三种语气:陈述语气、祈使语气和虚拟语气。虚拟语气除了可以表示主观愿望和假想虚拟的情况外,还可以使写信人的语气显得比较客气委婉。在英文信函中,写信人如果用陈述语气提出建议时,就会显得过于肯定,有时甚至显得自以为是。因此,为了使语气显得更加客气委婉.我们常用虚拟语气来表示委婉礼貌,这时谓语多由should,would,could,might加动词原型构成。当我们向对方提出要求时,分别用这两种形式来表达,例:

1.Wewouldlikeyoutohastenshipmentuponreceiptofthisletter.

我们希望你公司收到此信后,尽快交货。

2.Wewantyoutohastenshipmentuponreceiptofthisletter.

我们要求你公司收到此信后,尽快交货。

从以上例子中,我们不难发现,句型1从语法角度来讲肯定要比句型2显得客气委婉,容易让对方接受。因此在写信时如果能恰当的使用虚拟语气,不仅能使英文信函的语气委婉客气,还能使信中的句子显得很地道专业而且简洁,当然这一技巧的运用需要比较过硬的英文语法的基本功,但也可以通过背诵现成的英文句子来快速的掌握,写信时只要注意在恰当的环境中使用就可以了。

(六)地道的英文句式的使用

商务英语信函中对写出的最终的每个英语句子要求标准都很高,写信时绝不能仅仅满足于没有语法错误的英文句子,而是要求不但句子正确,还要看是否用上了足够地道英文句式,比如可以使用it做形式主语,定语从句,被动语

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态和虚拟语气等句式。

例如,翻译以下两句话:

1.促进贸易需要共同努力。

可译成:Promotingbusinessneedsjointefforts.更好的译法:Itneedsjointeffortstopromotebusiness.

2.我们有一个客户对你方的新产品感兴趣。

可译成:Oneofourclientsisinterestedinyournewproducts.

更好的译法:Wehaveaclientwhoisinterestedinyournewproducts.

以上两个句子的第一种译法都没有语法错误,单独考察这个句子似乎是没有问题的,但是如果我们把它放到一封英文信中,显然需要更高的标准,那么就需要用上更地道的英文句式,使句子写法更地道,更好的译法是我们将两句分别使用it做形式主语,动词不定式做真正主语和定语从句标准的英文句式,最终的译法使句子放到英文信中显得更符合英文的说话习惯,能够使整封英文信的写作水平得以提升,达到了很好的写作效果。

三、结语

商务英语信函作为语篇,具有特定的交际目的,承载一定的交际功能,因而呈现出独特的语言特点和语篇特点。本文从文体和语体学的角度引出商务英语信函的写作特点,抛开了固有的“7C”原则,从新的视角对英语信函的写作特点进行话语分析,当然这项研究还有待进一步深入。对于国际商务英语信函话语特点的分析和把握,必将有利于从事国际商务的人士在国际贸易中更好地驾驭自己的语言,进行更有效的交流和沟通,从而成功地完成商务活动;同时还有利于从事商务英语教学的人借助语体分析理论,更有效地进行商务英语信函的教学和翻译实践。

参考文献:

[1]秦秀白.英语语体和文体要略[M].上海:上海外语教育出版社,2004.[2]程雨民.英语语体学[M].上海:上海外语教育出版社,2004.[3]王乃彦.外贸英语函电[M].北京:中国对外经济贸易出版社,2002.[4]陆墨珠.国际商务函电[M].北京:对外贸易大学出版社,1998.

StudyingWritingFeaturesofBusinessEnglishCorrespondencefromPerspectiveofStylistics

GUOPeng

(TianjinVocationalInstituteofForeignEconomicRelationsandTrade,Tianjin300221China)

Abstract:ThewritingofbusinessEnglishcorrespondenceshouldbeinaccordancewiththere2quirementofEnglishstylistics.Writingskillsshouldbeemphasizedtorealizethespecificcommunicatingtarget.

Keywords:businessEnglishcorrespondence;stylisticfeatures;writingfeatures

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