风电场项目档案管理办法

XXX风能有限公司 XXX项目档案管理办法

二○一X年四月

批 准：审 核：编 写： XX XX

目录

1 目的...................................................... 错误!未定义书签。 2 适用范围 .................................................. 错误!未定义书签。 3 职责...................................................... 错误!未定义书签。 4 档案文件归档要求 .......................................... 错误!未定义书签。 5 档案文件的整理 ............................................ 错误!未定义书签。 6 照片与电子文件的整理 ...................................... 错误!未定义书签。 7 实物档案归档与整理 ........................................ 错误!未定义书签。 8 档案的移交 ................................................ 错误!未定义书签。 9 部分引用文件 .............................................. 错误!未定义书签。 10 附则..................................................... 错误!未定义书签。

1 目的

记录和反映公司（本《办法》所称“公司”或“本公司”均指“（ 有限公司”）项目建设活动中形成的文字、图表、声像等不同形式文件，确保项目档案完整、准确、安全和有效利用，为全面反映公司风电建设项目工程质量，为工程验收提供必要条件，为日后维修改扩建工作提供重要依据，在全面提升建设工程“硬件”质量的同时，提升建设工程竣工档案“软件”的质量，制定本《办法》。

2 适用范围

本《办法》适用于公司风力发电建设项目文件的归档与整理。包括公司在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程形成的、应当归档保存的文件、材料和实物，主要有以下内容（但不限于）：

a）公司建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等过程中形成的文字材料；

b）公司项目建设过程中形成的图纸、图表等技术文件；

c）公司项目建设过程中在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘、磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在通讯网络上传递的电子文件；

d）公司项目建设过程中形成的声像材料；

e）公司项目建设过程中形成的以其它载体形式保存的文件材料； f）公司项目建设过程中形成的具有保存价值的实物材料。

3 职责

公司职责

3.1.1落实公司各职能部门按照国家、行业有关档案管理要求，将其在项目建设工作中形成的项目文件，由相应的职能部门或职能主管部门负责收集、整理，移交档案部门归档。 3.1.2落实公司按DA/T42的规定制定相应的档案管理制度和业务规范，对各职能部门以及有关单位项目文件的归档与整理工作进行检查和指导。

3.1.3公司项目文件归档与整理工作由管理部门负责管理并有专人负责。 公司项目文件形成部门对项目文件的质量负责，符合文件归档要求。

3.1.5落实公司档案管理经费预算；配备满足公司档案管理所需的硬件设施和相关资源。 公司具有生产技术管理职能的部门负责生产技术活动中形成文件的收集、整理，移交档案部门归档。生产活动中形成的文件主要包括：

a）运行检修等规程、规范、运行系统图册等文件； b）技术改造、检修等项目形成的文件；

c）风电场的各种检测、测量及试验文件，技术监督文件。

公司档案部门检查督促具有发电管理职能的部门负责生产运行过程中形成的运行日志、交记录等文件的收集、整理，移交档案部门归档。

公司具有设备物资职能的部门负责设备仪器、备品备件、物资采购计划、物资管理台账等相关文件的收集、整理，移交档案部门归档。

公司具有设备检修维护职能的部门负责设备检修项目和设备维护等文件的收集、整理，移交档案部门归档。

公司相关部门负责项目前期、工程管理及竣工验收各阶段形成文件的收集、整理，在工程竣工后将各参建单位移交的竣工档案汇总整理后移交档案部门归档。 设计单位职责

按合同约定，收集设计基础、可行性研究、初步设计、设计优化、施工图、设计更改、竣工图等文件材料，向本公司档案部门移交。 配合本公司完成项目档案专项验收工作。 监理单位职责

负责签署审查设计、施工、调试单位形成文件质量和案卷质量。 对项目监理活动中形成的文件进行收集、整理，向本公司档案部门移交。 配合本公司完成项目档案专项验收工作。 设备监造单位职责

按合同约定，收集、整理在设备监造活动中形成的文件向本公司档案部门移交。 配合本公司完成项目档案专项验收工作。 施工、调试单位职责

按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的施工、调试项目文件（含设计更改及闭环文件、质量验收不符合项及整改闭环文件），经监理审核后向本公司档案部门移交。 凡有工程分包时，负责审核、签署分包单位形成的项目文件。 负责以单位工程为单元，对过程形成的文件实施质量管理。 配合本公司完成项目档案专项验收工作。

4 档案文件归档要求

归档范围

．1项目建设中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的项目标准文件纳入归档范围。

．2 归档范围参照NB/T31021—2012标准附录A，但不限于附录A。 归档时间

．1 公司生产技术、运行文件在每年3月由文件形成部门将上一年度形成的文件收集整理后移交档案部门归档。

．2科技研究及科技成果文件在项目鉴定、评审结果公示后一个月内，由成果研发负责人或其所在部门收集整理后移交档案部门归档。

．3技术改造、设备检修等项目文件在工程竣工后的45天内，由项目承办部门收集、整理完毕，经项目负责人审查合格后移交档案部门归档。

．4建设项目形成的文件在项目完工3个月内，由本公司、总承包单位或参建单位汇总整理完毕，经监理单位审查合格后移交档案部门归档。周期长的可分阶段、分单项移交。 ．5设备仪器文件在设备开箱检验后及时收集登记归档。 ．6照片在工作结束后由形成部门及时收集整理归档。

．7电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时间一致。 ．8实物在其分析、利用工作结束后适时归档。 归档份数

．1归档文本文件一式两份，图样文件两份；如合同有要求，按合同要求而定。 ．2有对应电子文件的纸质文件，归档一份。 归档文件质量

．1项目文件达到齐全、完整、签章手续完备要求；其内容真实、可靠，能反映风电生产、科研、项目建设、设备维护等活动的真实情况。

．2项目文件原件归档。因故无原件归档的永久保存文件，在复印件首页加盖原件存放单位或部门的公章。

．3项目文件字迹清楚，图样清晰，其记录载体和方式符合档案耐久、可靠性保存的要求。 ．4用于记录的专业施工与验收的表格式文件，符合相关技术标准的要求，没有填满内容的空白格划线或加盖“以下空白”章。

．5建设项目以及技术改造项目形成的竣工图，按DA/T28的规定加盖并签署竣工图章。

5 档案文件的整理

基本要求

．1公司项目档案的整理遵循由文件形成单位收集整理的原则。 ．2需要闭环的文件，在整理时编制相对应的闭环文件。

．3对具体业务活动形成的项目文件归入“专属”类目。对同一类目下文件内容具有共性且涉及多个类目的，或内容来源有交叉的，归入“综合”类目。

．4案卷使用的卷皮、卷内表格规格和制成材料符合GB/T11822要求。 分类

．1 分类原则

．1．1公司项目档案依据公司管理职能，结合归档文件内容及其形成特点，对项目建设活动中形成的项目文件进行分类。

．1．2分类具有概括性和包容性，具有相对的稳定性和可扩充性。 ．2 类目设置

．2．1类目设置遵循文件形成的逻辑规则，各级类目之间为上、下级的隶属关系。

．2．2公司项目档案分类表一级类目按电力生产、科学技术研究、项目建设、设备仪器四大类目设置。

．2．3电力生产类的二级类目按文件问题设置，三级类目按文件内容设置。

．2．4项目建设类的二级类目按项目建设阶段结合文件形成部门/单位设置，三级类目按专业、文件性质及内容设置。

．2．5设备仪器类的二级类目按专业、系统设置，三级类目按设备台件设置。 ．3 分类说明及档号构成

．3．1公司项目档案分类表一级类目类目号：第6大类为电力生产档案、第7大类为科学技术研究档案、第类为项目建设档案、第9大类为设备仪器档案。二级、三级类目的类目号由阿拉伯数字构成，各级类目均采用0~9标识。

．3．2类目标识应由目录号和分类号组成。目录号和分类号之间用“―”分隔；一级类目、二级类目等不同级分类号，中间直接连接不设分隔。

例：0 0 0 0 ― 0 0 0 ― 0 0 0

案卷流水号（001~999标识） 三级类目 二级类目 一级类目 目录号 ．3．3第6大类“电力生产”和第7大类“科学技术研究”目录号用年度号标识。跨年度

完成的科研项目年度号为该课题立项年度。

．3．4第类“项目建设”和第9大类“设备仪器”目录号由工期号和机组号组成。第一位数代表“工期号”，后三位数代表“机组”，各期工程的机组号连续。

例： 0 0 0 0 ― 0 0 0 ―0 0 0 案卷流水号（001~999标识） 分类号 机组号 工期号

a）工程公用部分前一位表示“工期号”，后三位表示公用部分。如：一期公用部分为

“1000”，二期公用部分为“2000”，以此类推。

b）机组部分前一位表示“工期”，后三位表示机组号。如：一期工程1号机组为“1001”，2号机组为“1002”……20号机组为“1020”，以此类推。

c）同一工期以几个机组为一组公用一套公用部分的，公用部分采用首台机组序号标识，案卷题名明确所包含的机组号。

d）不同工期合并在一起扩建的工程，工期号采用后一工期号标识。案卷题名明确所含的工期。

．4 分类及保管期限划分

公司项目档案分类及保管期限划分见NB/T31021—2012标准附表A。 组卷

．1 组卷要求

．1．1组卷遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，案卷质量符合管理要求。

．1．2卷内文件内容相对完整，根据文件数量的多少，组成一卷或多卷。 ．1．3卷内文件避免重复归档，共用文件或附件在备考表中说明。

．1．4成册、成套的项目文件，组卷时保持其原貌，不宜拆散重组。 ．2 组卷方法

．2．1电力生产类文件组卷如下：

a）生产技术文件，按专业、问题、文件特性等组卷； b）生产运行文件，按专业结合文件形成时间组卷；

c）技术改造、设备检修维护等项目文件，按专业、项目结合文件形成的特性组卷； d）各项试验、检测、测量文件以及技术监督文件，按专业结合问题、文种组卷。 ．2．2科学技术研究类文件组卷如下：

a）本公司立项的科研项目文件，按课题结合研究阶段组卷；

b）合作研发的科研项目文件，以本公司为主的按课题汇总全套文件分阶段组卷，作为合作方参加的按课题整理本公司承担的部分；

c）科技创新、“四新”应用以及一般科技成果等文件按问题组卷； ．2．3项目建设类文件组卷如下：

a）项目前期、项目管理、生产准备、竣工验收等项目文件，按问题、文件的重要程度组卷；

b）招投标文件中工程招投标文件按标段组卷，设备仪器招投标文件根据招投标方式，可按设备台件组卷，也可按招投标批次组成综合卷；

c）监理文件按专业结合文种组卷；

d）施工文件按单位工程组卷，单位工程划分符合DL/T5191的规定； e）调试文件按专业、阶段、系统组卷； f）施工图、竣工图按专业、卷册号组卷；

g）设计更改文件、原材料质量证明文件根据现场管理情况，或按单位工程组卷或单独组卷。

．2．4设备仪器类文件，按专业系统、台件组卷。 案卷及卷内文件排列

．1 案卷排列按分类表类目顺序依次排列，相同内容组成多卷的案卷号顺延。卷内文件按文件形成规律、结合问题、时间（阶段）或重要程度排列。文件的排列文字在前、图纸在后，译文在前、原文在后，正文在前、附件在后，批复在前、请示在后。 ．2 电力生产类案卷及卷内文件排列如下：

a）生产技术文件，按问题结合时间或重要程度顺序排列； b）生产运行文件，按时间顺序排列；

c）技术改造、设备检修等项目文件，按综合管理文件、施工记录、原材料质量证明、竣工文件的顺序排列。

．3 科学技术研究类案卷及卷内文件，按研究阶段及课题内容排列。 ．4 项目建设类案卷及卷内文件排列如下：

a）管理性文件按问题、时间（阶段）或重要程度排列； b）设计文件按照设计单位提供的图纸目录顺序排列；

c）施工文件按综合管理、施工记录与相关检测、检验文件，施工质量验收文件排列； d）监理文件按管理文件、监理日志、监理记录、监理月报、监理会议文件、监理总结顺序排列；

e）原材料质量证明文件，按质量跟踪记录、原材料进场报验单、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。

．5 设备仪器类案卷及卷内文件，按出厂质量证明文件、开箱验收、设备技术文件及随机图样、安装调试（测试）和运行记录顺序排列。 案卷编目

．1 案卷编目包括：文件页号、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、备考表。其编制与填写要求符合GB/T11822规定。

．2 卷内目录页数的填写，根据装订方式分别填写。装订成卷的，页数填写每份文件起始页编号，最后一个文件填写文件的起止页编号；按件装订的，填写每份文件的页数。 ．3 案卷封面档号由“全宗号（风电场代号）”、“类目号（工程代号）”、“分类号”、“案卷号”构成。采取区域性集中管理档案时，由上级主管部门提供本公司或风电场设定全宗号或风电场代号；公司自行管理档案的不设代号，档号此项为空。 ．4卷内目录（见附件图卷内目录式样）：

—序号（数字）

—文件编号（文号、图号） —责任者（形成单位）

—文件题名，应填写文件标题的全称（拟写或补充） —日期（最终日期）

—页数/页号（卷页号、件页数） —备注（必要时）

．5案卷封面（见附件图案卷封面式样）：

—案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。主要包括生产、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。

—项目名称：与核准项目名称保持一致（中文）。 —立卷单位：填写案卷整理单位的全称。 —起止日期：卷内最早―最终形成文件的日期。 —保管期限：按附录A填写（从长）。 —档号：按本规范填写。

．6备考表（见附件图卷内备考表式样）：

—互见号：填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案档号及载体形式。 —说明：填写案卷内文件的总件数（以件为保管单位）和总页数以及在组卷和案卷提供利用中需要说明的问题。

—立卷人及日期：应由案卷整理责任人签名，并填写完成立卷的日期。 —检查人及日期：应由案卷质量检查人签名，并填写日期。 ．7案卷目录（见附件图案卷目录式样）：

—填写序号、档号、案卷题名、总页数等内容（同前述）。 ．8案卷脊背（见附件图案卷脊背式样）：

—案卷脊背填写档号、案卷题名或关键词、保管期限、正副本等内容。 —案卷脊背按建设单位统一规定，由立卷单位填写。 表格规格

卷内表格的规格及其制成材料参见《科学技术案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）。 案卷装订

．1 案卷装订达到美观牢固要求，采用不锈钢钉或三孔一线并符合GB/T11822的规定。

．2 案卷装订可装订成卷，或以件为单位装订装盒。按件装订的在每份文件首页上端空白处加盖档号章，按GB/T11822的规定填写档号章。

．3 超出卷盒的项目文件按A4纸规格折叠装盒，图纸可不装订。

6 照片与电子文件的整理

照片的整理

．1 照片整理保持照片之间的有机联系，区分不同的价值，以便保管和利用。 ．2 照片按张整理、编目，填写文字说明。文字说明按GB/T11821的规定填写。

．3 照片档案采用年度―问题分类法，按问题或专题归入每类档案一级类目的综合类。 ．4 对数码相机拍摄的照片归档时，将数码照片储存到符合DA/T38保管要求的载体（光盘）上与纸质照片一起移交归档。 电子文件的整理

．1 电子文件形成部门按归档范围把符合归档要求的电子文件，按GB/T184规定的格式将电子文件脱机储存（拷贝）至耐久性的载体（光盘）上，向公司档案部门移交。

．2 电子文件按件整理。按纸质档案分类或按电子文件类别代码集中组织存储载体。其整理符合GB/T184的规定。

．3 电子文件归档时，提供电子文件的环境、相关软件、版本、数据类型、格式等信息。

7 实物档案归档与整理

实物的收集

．1公司将与工程质量相关的地质矿样、金属探伤底片等能够反映工程建设质量的特定有型物品列入实物档案收集范围。

．2由实物形成单位负责收集，移交公司档案部门保存。 实物的整理

．1与工程质量相关的不同实物档案的整理与保管期限划分，符合国家、行业有关标准和规范的规定。

．2金属探伤底片的整理与保存，符合GB/T869规定。 ．3与相关纸质档案填写互见号。

8 档案的移交

移交要求

．1 项目建设、技术改造、设备检修、科研课题等项目档案移交时编制归档说明，对归档内容和整理基本情况作简要说明。

．2 照片档案、电子文件移交时编制文字说明，备考表填写与纸质档案相对应的互见号。 ．3 采取区域性集中管理档案时，以风电场为单元编制全宗卷，全宗卷可单独管理。 ．4 纸质档案移交一式两套，一套为正本，一套为副本。电子文件移交一式三份，一套封存，一套异地保管，一套提供利用。

移交程序

．1 档案移交前经各职能部门负责人和有关单位审核签字，审核合格后才能移交。

a）各职能部门形成的档案经部门负责人审核签字；

b）技术改造、设备检修项目形成的档案经具有质量监督职能的部门审核签字； c）科研项目及科技创新等科技成果形成的档案经科技主管部门审核签字； d）项目建设形成的档案经监理单位审核并签署意见。

．2 经职能部门负责人审核合格后的生产技术、运行、科研成果等档案，由移交人填写《项目文件交接登记表》，与档案部门办理交接手续。《项目文件交接登记表》的格式见NB/T31021—2012标准附件B。

．3 经具有质量监督职能的部门审核合格后的技术改造、设备检修项目档案，由移交部门或单位编制并填写《风电项目档案交接签证》和案卷移交目录，与档案部门办理交接手续。《风电项目档案交接签证》和案卷移交目录的格式见NB/T31021—2012标准附件B。

．4 项目建设档案经编制部门/单位自检，监理单位审核，本公司档案部门验收合格后，由移交部门/单位编制并填写《风电项目档案交接签证》和案卷移交目录，与公司档案部门办理交接手续。《风电项目档案交接签证》和案卷移交目录的格式见NB/T31021—2012标准附件B。

移交签证

．1 公司档案部门对各职能部门移交的生产档案、科研档案以及各参建单位移交的项目档案，按档案管理要求对档案的齐全、完整、系统情况进行核对与验收，合格后才能办理交接手续。

．2 档案移交时，交接责任各方填写《项目文件交接登记表》或《风电项目档案交接签证》，并签字盖章。

．2．1 公司各职能部门移交的档案，填写两份《项目文件交接登记表》，公司档案部门与职能部门各留存一份归档。

．2．2 承建单位移交的项目建设或重大技改、检修项目档案，填写三份《风电项目档案交接签证》，建设、施工、监理三方各留存一份归档。

9 部分引用文件

NB/T31021—2012 风力发电企业项目文件归档与整理规范

GB/T11821 照片档案管理规范

GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T184 电子文件归档与管理规范

DA/T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T42 企业档案工作规范

DL/T5191 风力发电场项目建设工程验收规程

10 附则

本《办法》由公司工程部负责解释。

本《办法》自发布之日起实施。

表

风电项目档案交接签证表

项目（工程）名称___________________________________

移交单位 （章）___________________________________

接受单位 （章）___________________________________

交 接 日 期___________________________________

承包项目名称 合同号 文字材料 档案数量 竣工图 档案归档说明：（案卷移交目录附后） 电子文件 照片、声像 移交 单位 自检 意见 档案人员 ：_______________ 技术负责人：_______________ 年 月 日 监理 单位 审核 意见 项目总监：_______________ 年 月 日 建设 单位 验收 意见 质监部门：_______________ 档案人员：_______________ 年 月 日 案 卷 移 交 目 录

表 第 页 共 页 序号

档号 案卷题名 立卷单位 保管页数 期限 备 注 项 目 文 件 交 接 登 记 表

表 第 页 共 页 序号 文件编号 责任者 移交人： 接收人： 文 件 题 名 审核人： 交接时间： 日期 页数 备 注 移交部门： 接收部门：

附录A

（规范性附录） 案卷编目式样

单位为毫米

220 60 档号： 案卷题名 45 立卷单位_______________________________ 起止日期_______________________ 保管期限_______________________

密 级_______________________________ 比例1：2 图案卷封面式样

3X15 310 单位为毫米

D 保管期限 档 号 50 20 50 比例1：2

D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根据需要设定）。

图案卷脊背式样

115 20 案卷题名 310 单位为毫米

210 35 20 25 10 20 20 70 20 15 15 档号 卷内目录 序 号 比例：1：2

文件 编号 责任者 文件题目 日期 页数 备注 15X15 图 卷内目录式样

297 单位为毫米

210 卷内备考表 档号： 互见号： 说明： 35 25 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 比例1：2

图 卷内备考表式样

297 单位为毫米

210 35 25 案卷目录 序 号 比例：1：2

档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 297 图 案卷目录式样