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环保文件与资料记录管制作业程序
修订 日期 2011/03/30 批准： 审核： 编制： 修订 单号 /
修订内容摘要 系统文件新制定 页版次 次 4
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环保文件与资料记录管制作业程序
1 目的
为确立公司环境管理文件的发行、修订、废止、收回能遵循一定程序进行，以达到各文件之有效及正确之管制功能. 2 适用范围
与公司环境品质管理系统之有关文件均适用之。 3 名词定义
3.1 外来文件:外来文件包括国际和国家标准、客户技术标准、产品规格书(含供应厂商)工程规格、机构图等技术资料. 3.2 DCN:文件变更. 3.3本公司文件类别区分:
3.3.1环境品质手册(一阶文件):叙述公司环境品质之文件;
3.3.2 作业程序文件(二阶文件):与环境品质手册体系相关之所需程序文件; 3.3.3 支援文件(三阶文件):作业指导书.检验规范及标准书; 3.3.4 表单/记录(四阶文件):所使用之各类表单.品质记录图表等; 4.权责
4.1 文件之制订与修订:环境品质保证委员会及相关单位;
4.2 文件之审核:四阶文件.三阶文件可由部门主管审核.二阶文件需由环境品质保证委员会审核.一阶文件需由环境管理者代表审核;
4.3 文件之核准:四阶文件可由部门主管核准.三阶文件.二阶文件皆由环境管理代表核准; 一阶文件需由环境管理责任人核准; 5.内容
5.1 系统文件(指环境系统文件一/二/三/四阶)制订: 5.1.1环境手册(一阶文件):
5.1.1.1 为本公司环境管理体系运作之准则,由环境品质保证委员会拟订,管理代表审核,总经理核准后发行实施. 5.1.2环保程序(二阶文件):
5.1.2.1 依据本公司环境手册之基本原则及架构,由各相关单位拟订环保作业程序, 经部门主管及环境品质保证委员会审核,由环境管理代表核准后发行。
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5.1.3 作业管理办法(三阶文件):
5.1.3.1 各单位应视其工作之需要,将作业内容依其步骤.要领及注意事项详细描述制订为环保管制程序,转文控中心统一编号,经该单位主管和环境品质委员会审核,环境管理代表核准后发行.
5.1.4表单/记录(四阶文件)：
5.1.4.1 凡应用于环保管理系统中之各类环保程序、作业管制做环保记录之表格, 由相关文件制订单位制订随同文件一并会签发行,并列入管制,其相关记录的保存参照《环境记录管制一览表》规定,由相关权责单位保存。 5.2 文件与资料之修订、废止: 5.2.1 DCN变更:
5.2.1.1 系统文件(一至三阶)需要修订或废止时,各单位提出修订及废止之意见,并详细记录于文控中心的
《文件变更履历表》上,经环境品质保证委员会审核,管理代表核准并会签各相关部门后,由文控中心管制发行.
5.2.1.2 系统文件(一至三阶)之修订於各单位会签期间,文件之旧版本仍为有效版本, 直至文控中心于
书面形式发行新版本并将旧版回收为止.
5.2.1.3 表单(四阶文件)的变更由现行单位填写《表单修改申请单》,经单位主管审核,管理代表核准后交由文控中心做统一更新动作,另外,表单变更后,第一批申请印刷时需控中心确认在《申购单》上签名方可执行;
5.2.2 文件与资料之修订或废止时,文控中心应于修订或废止之文件与资料之原稿内加盖蓝色“旧版”章保存,回收之发行旧版文件由文管中心加盖红色“作废”章后直接作废. 5.2.3 文件制/修订流程:
各单位提出资料需求------会报文控中心(提供资料编号并纳入管控行程)----各单位拟定需求文件----经单位主管和环境品质保证委员会审核----资料需求单位会签相关权责单位----管理代表最终确定----原稿转至文控中心----文控中心依需求分发与旧版回收----文管日后追溯.
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5.2.4 环境程序系统文件(一至三阶)之发行,除文控中心须保留一份原始书面文件外, 另文控中心依文件需求单位所填写之《文件分发对照表》,将核准后的文件统一用书面形式每份加盖“文件受控章”,发行到相关单位.并将分发及回收记录登录于《文件资料签收回收记录表》.所有文件发行未盖“文件受控章”一律无效.
5.2.5 为确保各单位使用之文件为最新版次,文控中心应于电脑系统中建立一份《文件最新版次一览表》,当有制.修.废时,均须更新《文件最新版次一览表》之相关内容.
5.2.6 文件首次发行版本为A0,首次变更为A1,第二次为A2„„一直编至A9,后为B0, 再至B1,以此类推.
5.2.7 新制订或修改文件时,制/修订单位应于每份之日期及版次变更,且无论修改文件之任何页次,其版次均须整份文件变更,包括《文件封面》.
5.2.8 文件之保密性只能为保密原则其中之一,级以上调阅权不限,员工仅限低机密及以下,生效日期以发行日起为生效实施日.
5.2.9 一份文件只允许一个编号,当一份文件有多份子文件时,应将具体子文件名称登录于《文件一览表》,所有文件/资料归档时均需有《文件一览表》,此表可根据实际需求稍作更改.
5.2.10 因业务单位需求需提供环境相关文件与资料时,由业务人员填写《文件与资料增补发申请单》经单位主管审核,环境管理代理核准后交文控中心统一办理,文控在影印之文件上每页加盖“参考用章”以示仅供参考,且不做回收或变更处理.
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5.3 记录编号规定
5.3.1 外来国际/国家标准编号,依其标准原有编号为文件编号. 5.4 客户提供之标准：
客户提供之环境标准要求.环境管理物质要求或绿色采购相关要求. 5.4.1 管制:
5.4.1.1 客户提供标准必须转换成本公司使用之文件,如客户要特别要求者除外. 5.4.1.2 遇客户修改标准,必需由文控中心统一调回前一份标准,发行新的标准以维持标准的正确性.
5.5 环境记录之管制作业：
5.5.1 所有环保活动所产生的记录,均用予以标准化记录并进行编号,公司之环境记录,应由文控中心应于电脑系统中建立《环境记录管制一览表》明示保管单位,保存年限等. 5.5.2 环境记录之保管单位应将负责管理之环境记录自行分类保存,环境记录之储存,保管方式和地点,应考虑使用资料夹或封箱保存,以便于储存取用,且非经保管单位同意,不得任意取用;封箱资料至文控中心保存时应填写资料管制清单,以便文控中心进行管制与追溯.环境记录若为热感纸质(如传真机用纸),为避免日久字迹模糊，须加以影印存档;环境记录若存放於电脑储存媒体中,须复制备份资料,以预防媒体资料流失.
5.5.3 环境记录之管理者,应彻底提示作业者明了正确资料之重要性,并教育其有效收集资料之方法,环境记录若有涂改,修改者,须在修改处签章以负责,环境记录上若有不适用之空白栏,应於栏位内记注「X」或空白之,记录者应于记录完毕后签章以示负责,并利于日后查证,环境记录之管理者,应定期稽核资料产生的方法及其结果,并随时检讨改进作业方法,使资料的获得更迅速,确实.
5.5.4 超过保存期限之环境记录作废时,由保管单位自行销毁作废.所有外来文件含:欧盟RoHS指令以及其他客户之绿色采购相关文件记录需要保存3年以上. 5.6 文件之增补发： 5.6.1 文件与资料增发:
各单位因实际作业需要,由需求单位填写《文件与资料增补发申请单》,提出文件增发要求,由文控中心修订《文件分发对照表》,将该单位列入该文件分发对象.
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5.6.2 文件与资料之补发:
各文件持有单位,若发现文件破损,污损,遗失等现象时,须填写《文件与资料增补发申请单》,向文控中心提出文件补发申请.若补发之原因为破损或污损时,于文件补发时文控中心要收回旧文件并销毁.
5.6.3 文件与资料增(补)发之申请规定:
由申请单位提出,并填写《文件与资料增(补)发申请单》经单位主管审核后,转至文控中心确认签章后,由文控中心发行.
5.7 各种文件管制章:参照ISO9001:2000<<文件控制程序>>[ QG/B0102.01-2009]之相关章
节内容作业;
5.8 本章节内容若有不详之处请参阅ISO9001:2000<<文件控制程序>>[ QG/B0102.01-2009]
之相关章节内容作业;如两者冲突则以本程序为主.
5.9 本套环境品质保证系统文件.可与ISO9001:2000质量管理系统互补.故其中涉及之章节
内容或表单使用皆可参阅或采用ISO9001:2000相关文件资源.特此说明!
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附件：文件管理工作流程图
开始文件编制文件更改文件审核、批准更改审批文件发布文件回收发放到有关使用场所文件存档文件作废文件评审文件失效、作废有有无保留必要无文件继续有效文件需更改使用有效版本文件作废保留审批YN文件销毁作废保留、作出标识
