中钞特种防伪公司质量文件、 资料和质量记录管理规定
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第一节 总则
第一条 为使质量部文件、资料和质量记录的保管、使用和管理工作规范化，
特制定本规定。
第二条 本规定规定了质量部文件、资料和质量记录的保管、使用和管理的
要求和方法。
第二节 定义
第三条 文件：指公司下发给质量部以及质量部制定的文件，包括技术性和
行政性文件。
第四条 资料：指文件以外的技术资料，包括仪器设备使用说明书、外来的
标准、资料等。
第五条 质量记录：质量记录分两类。一是与质量体系运行有关的记录，包
括质量部现场工艺监督记录、质量体系评审记录、质量内部审核记录、纠正和预防措施记录等。二是与产品、原料质量有关的记录，包括进货检验记录、过程检验记录、最终检验记录和报告以及测试记录和报告、不合格品报告、紧急放行记录等。
第三节 管理要求和方法
第六条 文件和资料：
（一） 质量部设专人负责文件和资料的收、发、保管和定期归档。 （二） 对文件和资料要及时整理，做好编目、分类、保管、存放。 （三） 收、发时要登记，及时地将文件、资料送达需要的场所。现场使用的
文件、资料要保证现行有效，作废文件要及时收回。
（四） 质量管理部内部人员使用档案时，经质量部质量管理人员批准。非质
量部人员查阅档案时，须请质量部主任批准，借阅人要保证档案的完整性。
（五） 借阅文件、资料要严格登记，并限定借阅时间。
（六） 复印文件、资料要填写“文件复印、打印、传真申请单”，并经部门
经理签字同意。
第七条 质量记录：
（一） 质量部设专专人负责有关质量记录的收集、整理、编目、保管、存放
和每年定期归档工作。
（二） 填写质量记录时，要做到填写正确、字迹清楚、签署完整和能够准确
识别。
（三） 对质量记录要妥善保管，防止损坏和丢失。 （四） 外部门查阅质量记录时须质量部主任同意。 （五） 外单位查阅质量记录时须分管质量副总经理审批。
第 质量部自行保管的档案由分管质量的副总经理批准销毁，销毁应2
人以上进行，并在备案单上签字。
第九条 本规定由质量部负责解释。 第十条 本规定自颁布之日起实施。
