某山庄档案管理制度
1.各部门办理完毕的文件,要及时移交行政办公室,并按'条款类目'分别存放,三个月后,经检查齐全后,整理立卷归档。
2.每天及时将文件归档,以免散失和积压;严格执行档案清理和整理制度,实行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。
3.准确做好档案索引,以便于查找。
4.归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作,使所有资料和文件可随查随得,避免盲目查找。
5.卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复,页号一律在右下角,案卷目录打印四份,卷内目录打印五份。
6.案卷的厚度一般1.5一2cm,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或褪色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以辨认的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。
7.根据卷内文件之联系,进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。
8.案卷按年代、部门排列,永久与长期、短期案卷分开保管。
9.行政办公室的门窗要坚固,做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。
10.每季度对档案材料的`数量和保管情况进行一次检查,发现问题及时补救,确保档案的安全。
11.对于失效的档案要进行销毁,销毁档案前,要认真鉴定,并且登记造册,并经行政办公室主任审批后方可销毁。
12.秘密级或以上密级档案销毁时,必须派专人监销,防止失密,严禁将档案作为废品直接处理。
