对办公自动化工作中存在问题的原因分析及建议

随着计算机技术尤其是网络通讯、 数据库、 虚拟现实等技术的飞速发展和应用， 以及办公软件的完善和检察人员使用计算机能力的提高， 检察机关应用现代化手段办公呈现出新的景象。 目前， 梧州市院及所辖 7 个基层院均已建立计算机局域网（下称内网）， 两级院现共有计算机 263 台（含手提电脑 21 台）， 上互联网（下称） 的计算机 21 台， 为实现办公自动化提供了有利条件。 目前， 我市检察机关已初步实现公文处理的网络化、 自动化和无纸化， 但由于多种原因， 目前两级院办公自动化应用方面仍不太理想， 现特就其中的存在问题进行分析， 并提出相应对策。

一、 我市检察机关办公自动化应用中存在的主要问题

目前， 我市检察机关应用现代化手段办公已取得了初步成效， 并具有一定规模， 但仍存在着以下一些困扰和问题：1、 办公自动化应用中必须的“硬件”不足。 目前， 我市两级院虽已建立内网， 但上内网的计算机仅有 242 台， 人均 0.7 台， 离实现办公自动化人手一机的最基本要求还有相当距离，且大部份计算机为现市场主流产品的前二代产品， 运转速度慢， 故障多， 不能有效地开展工作。 外出使用的手提电脑也仅有 21 台， 院均不足 3 台， 远远不能满足现代化办公和办案工作的需要。 各院内网目前也还没有实现互通， 影响了计算机使用的效率和质量。

2、 部份干警缺乏办公自动化应用要求具备的基本素质。 实现办公自动化要求干警必须具备的最基本素质就是要具有操作计算机的能力， 即起码具备计算机硬、 软件常识， 熟练掌握一种汉字录入方法和至少一种文字处理软件， 了解计算机上的目录(文件夹)和文件的基本概念， 会网络软件的基本操作， 了解数据库检索、 查询、 统计和分析的基本概念， 以及关于系统安全、 病毒、 数据备份等其它知识。 但经过我市检察机关和干警近年来的不断努力， 目前两级院只有 169 名干警通过全国计算机等级一级考试， 通过率仅为 49%， 而且部份通过等级考试的干警也并非能全面掌握以上所列的办公自动化基本素质要求。

3、 办公自动化应用处在低层次水平。 办公自动化应用一般包括会议管理（包括会议计划、 日程、 通知、 组织、 纪要、 归档、 查询、 统计等功能和会议室管理功能， 使会议通知、协调、 安排都能在网络环境下实现）、 公共信息管理（包括各种通知、 汇报材料、 电子刊物、大事记、 电子公告等）、 部门事务处理(包括部门值班、 休假安排、 工作计划、 工作总结、 部门活动等)、 个人办公管理(包括通讯录、 日程、 个人物品等)、 领导日程管理（包括为领导提供的日程、 活动等）、 文档资料管理（包括文档资料的立卷、 借阅、 统计等）、 人员和权限管理（包括人员的权限、 角色、 口令、 授权等）。 但目前我市检察机关的办公自动化内网应用方面仅局限于发通知、 送汇报等公文处理， 虽然已初步实现了公文处理的网络化、 自动化和无纸化， 但很多部门的公文在内网传递、 交换时， 往往还习惯印制部份书面文件， 造成不必要的浪费， 且内网的上述大部分管理功能还未能全面应用， 或者应用很少， 尚有很大的开拓空间。

4、 与办公自动化应用相适应的规章制度不健全。 办公自动化的应用， 如公文的起草、发文、 签阅、 批示、 查阅、 传递等均在计算机上进行， 通知、 公告、 通信、 开会、 决策、 获得反馈信息、 征求意见等均在内网上实现， 这需要建立和完善各种规章制度， 使工作人员能够接受和严格按规定使用， 才能保证系统的正确运行。 目前， 由于两级院未建立完整的规章制度， 上级又无明确的执行规范， 造成无章可循， 加上电脑数量不足， 无法有效地进行检查督促， 导致使用的随意性较大， 如有关部门、 人员不按时开机、 待机和联网， 传递、 查询消息不习惯通过上内网进行， 不在内网对应栏目上正确录入或粘贴本部门相关的内容， 或者不及时对有关栏目的内容进行更新、 处理， 直接影响了内网使用的效率和质量。

5、 系统的安全难以令人满意。 目前， 两级院落实保密管理制度， 用于上的计算机一般均为单机， 做到上的计算机不处理涉密信息， 而上内网的计算机全部处理涉密信息，部份需要上的则安装有物理隔离卡， 但由于内网计算机不足， 多人共用一机， 或者多机多人交叉使用， 权限、 责任不明， 一方面， 多人可从同机获得他人按规定才有知情权的其他信息， 容易发生“走风漏气”； 另一方面， 使用、 维护责任难分， 加装和网上下载各种应用软件的情况时有发生， 往往导致故障频发。 从检查的情况看， 个别院部分终端机虽然安装了防病毒软件， 但版本不一， 升级困难， 难以发挥应有作用。 此外， 越来越依靠网络的办公自动化系统特别是内网， 一旦由于意外事故将系统破坏或因泄密而被迫关闭时， 整个单位将处于瘫痪， 但目前这一问题普遍没有引起重视， 还没有考虑到要制定相应的应急预案和措施。

二、 主要原因分析

1、 办公自动化广泛应用的基本条件尚不够成熟。 目前， 我市检察机关除苍梧县院基本具备人手一台电脑外， 大部分基层院及市院的电脑数量缺口较大， 加上两级院的办公经费困难， 很难在短时间内增添电脑等设备， 从而在一定程度上影响了办公自动化应用工作的展开。特别是在信息互通、 资料管理和保密方面， 由于内网电脑不足， 往往是一机多人使用， 多机多人交叉使用， 或者是应淘汰的电脑仍然继续使用， 容易感染计算机病毒， 大大降低了其应用效率和质量。 通常是能够接触到局域网发布消息的是正在上机者， 能够开展资料管理的是常用者， 能够注意做好保密工作的是自觉者， 如不是正在上机或者是经常无机可用的， 则在客观上无法保证信息互通， 也无法开展资料管理， 办公自动化应用工作的开展确实受到很大影响。 另外， 目前我市两级院院间的内网还没有实现互通， 资源无法实现共享， 也直接影响了计算机使用的效率和质量。

2、 部份干警的观念还没有完全从旧模式转变。 实施办公自动化重在转变观念。 在信息时代， 信息传播的时间单位是“秒”， 范围是有线或无线电信号可以到达的任何角落， 公文的起草、 发文、 签阅、 批示、 查阅、 传递等均在计算机上进行； 通知、 公告、 通信、 开会、 决策、 获得反馈信息、 征求意见等均在网络上实现。 办公过程中引入计算机管理系统， 必然会对现行的产生影响， 尤其是现行的手工公文处理方式已经运行几十年了， 有一套完善的制度和行之有效的方法， 机关人员也习惯了这种公文处理模式， 要一下子改变原有的工作方式和习惯， 应用计算机进行公文处理， 确实会在部分领导、 干警中产生疑问和抵触情绪， 妨碍办公管理系统的应用。 目前， 应用知识和学习新知识的能力成为当前重要的人才标准。 但部份干警甚至部门领导仍习惯于过去的“套套”、 “框框”， 不注意加强自身学习和进行必要的知识更新， 对应用现代化手段办公一筹莫展， 本身言行直接影响到本部门的其他同志。

3、 对办公自动化应用管理工作不完全到位。 对办公自动化的具体应用， 除了要在观念上更新外， 其实践性、 操作性也很强。 如统计工作， 时间性特别强， 从案件原始资料的录入以至生成报表， 必须有强制性规范， 并不断加强督促、 检查， 才可能确保做好。 这要求管理上有一整套有效的制度。 目前， 办公自动化应用管理工作不到位主要表现在： 一是缺乏一整套有效的管理制度， 没能对办公自动化应用的各个方面、 各个环节进行具体规范的管理， 实践中的可操作性不强； 二是对现有制度执行情况的检查落实不到位， 甚至放任自流； 三是专业技术人员相当缺乏， 对工作中出现的难题往往解决和指导不力， 工作效率和应用水平都有待进一步提高。

三、 对策和建议

现代办公自动化应用重在规划， 贵在实践， 难在管理， 关键在领导。 为进一步推进我市检察机关办公自动化应用的开展， 需采取如下一些措施：

1、 加强对办公自动化应用工作方面的领导。 检察机关办公自动化应用的开展， 领导是关键。 办公自动化应用方面存在的上述问题， 原因是多方面的。 各院必须进一步 加强对办公自动化应用工作方面的领导， 将其摆上院党组重要议事日程上来， 进一步采取有效措施，做好规划， 加强督促、 检查和指导， 认真解决存在的问题， 不断推动本院机关办公自动化应用工作的展开。

2、 加强资金投入， 加快“硬件”建设， 突破“瓶颈”障碍。 完全实现办公自动化， 目前最主要的“瓶颈”障碍是“硬件”不足。 要多方筹措资金， 加大资金投入， 在努力按人手一机配置电脑的基础上， 抓好电脑的升级换代工作， 并继续加大投入， 尽快实现院与院内网之间互通，提高使用效率。

3、 进一步加强应用技术培训和指导， 有效提高应用水平。 实施办公自动化需要高素质的检察人才， 加强计算机应用技术培训成为当务之急。 各院要把是否具备应用技能， 列入部门和个人年度考评指标， 通过有效途径， 不断提高检察人员计算机应用水平。 同时， 要通过引入专业技术人才， 加强工作指导， 不断提高解决实际问题的能力。

4、 进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度。 无规矩不以成方园。 办公自动化的操作性很强， 必须进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度。 目前， 要突出可操作性， 重点就公文管理包括公文的收发、 起草、 传阅、 批办、 签批、 催办、 会签、 下发、归档、 查询、 统计等基本功能， 和公共信息管理包括各种通知、 汇报、 电子刊物、 电子公告等加强制度建设， 进一步推进公文处理的网络化、 自动化和无纸化。 其他事务处理， 也要在规范操作程序上逐步推进。

5、 加强网络安全防范工作， 提高系统安全性。 局域网的技术防范措施必须加强。 要加强人员和权限管理， 明确人员的权限、 角色、 口令、 授权等， 防止“走风漏气”的现象发生。对防病毒软件要严格按规定予以安装， 及时升级， 确保发挥作用。 要加强系统资料的备份管理， 加强检查和维护， 并制订必要的应急措施， 防患于未然。